社員に立て替えてもらっている状態の仕訳方法

社員が、新聞図書費、旅費交通費、事務用品費、消耗品費などに該当する費用を社員が自分のお金で一時的に立替ている場合はよくあると思いますが、
この仕訳はどのようにするのでしょうか？

あるいは、消耗品資産勘定の場合はどうなるのでしょうか？

また、最終的に、社員が自腹のまま会社に費用請求しないままになった場合はどのように処理するのでしょうか？

（非常に基本的な仕訳だと思いますが、ネットで調べてもわからなかったのでこちらにて質問させていただきました）

No.4 ベストアンサー 回答者： dec02 回答日時： 2006/09/29 15:13

社員の立替費用は仮払していない時は

支出承認願で請求されてきます。
よって、社員に支払う時点で費用に計上されます。

○○費　　／　　現金

備品等の資産勘定の場合は
納品(発生)した時点で

備品　　／　　未払金

立替者に支払った時点で

未払金　　／　　現金

となります。

「最終的」とはどう言う意味か不明ですが、
社員が請求しなくても、支払うように準備し、引き換えに領収証を受け取ります。
退職され、居所が判らないなどと言うことでしたら、

未払金　　／　　雑収入

とするしかないでしょうね。

No.3 回答者： wildcat 回答日時： 2006/09/29 14:53

1.社員が立て替えたとき

仕訳なし

2.費用を確認できる証憑を持ってきたとき

例えば領収証があれば（本人・上司の捺印あり）
消耗品費500現金500
電車賃など領収証のない場合、上司の承認印の付いた
営業日報を持ってきたとき
旅費交通費150現金150

3.自腹で証憑類を持ってこないとき
仕訳なし

但し、忘れたころに営業日報だとか擦り切れたような古い日付の領収証を持ってきたときは、支払をしても損金否認されたり本人の給与手当にしたりと処理が面倒になりますのでしつこく言って証憑類を持ってこさせるに限ります。

No.2 回答者： onioncat 回答日時： 2006/09/29 14:08

素人です。

会社のお金が動くまでは、仕訳の必要はないのではないでしょうか。

社員が立替えている内は、社員の個人のお金であって、会社のお金ではありません。
（社員に「仮払金」を渡しているならば、その処理をしなといけないでしょうが・・・）

したがって、お金を立替えた社員が領収書を会社に提出した時点で、会社としては取引が成立し、現金を社員に支払いますが、記帳上の相手先は社員ではなく取引先です。そこで通常通り、（消耗品費）（現金）という処理をすればいいと思います。その時、社員は、会社の代わりに支払いをしたわけですから、会社対会社の処理にする為に、領収書はなるべく会社名義で切ってもらうのが好ましいと思います。

社員が領収書を提出しなければ、基本的にはそれまでです。個人の出費という話になり、会社には関係のない話になります。（よっぽど必要なものであれば、会社側から要求してくるでしょうけれど）

以上、素人の意見でした。
間違っているかもしれません。

No.1 回答者： namnam6838 回答日時： 2006/09/29 13:47

伝票が出された時点で、未払金勘定にしています。

（出されない場合は認識しない・支払わない）

補助科目を設けています。

新聞図書費xxx/未払金（従業員立替1）xxx
のようになります。

うちでは金曜日締翌金曜日払なので、未払計上する補助科目を、「従業員立替1」「従業員立替2」で毎週入れ替えています。

今週は「従業員立替1」で計上していき、本日金曜日に「従業員立替2」に上がっているものを支払いました。
来週は「従業員立替2」に計上していき、来週金曜日に、今週上げた「従業員立替1」を支払います。
未払金（従業員立替1）xxx/普通預金xxx

支払うサイクルは会社により異なるものと思います。