個人でWEB制作の仕事をしています。
今までは口頭での契約発注だったため
今後は注文書(発注書)を作成し記録に残すべきを考えました。

1、まず注文書(発注書)を発行するタイミングがわかりません。
  見積もりを出しOKが出れば注文書を受け渡せばよいでしょうか?

2、注文書(発注書)の受け渡しは取りに伺う、郵送、FAXなど
  どれが良い悪いあるものでしょうか?

1、今まで口頭で済ませてきた個人商店や企業にも
  今後この作業をお願いすることは嫌がられないでしょうか?

2、小額の仕事でもこの書類は必要でしょうか?


初歩的は質問で申し訳ありませんがどうぞよろしくお願いします。

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A 回答 (3件)

No2さんのご回答が全てなのですが・・・。



(1)顧客→質問者さんへ注文書を発行(請書とセット)注文書の控えは顧客側もこの時点で保管。

(2)注文書は質問者さんで保管。請書に捺印して顧客へ返送。顧客は請書の受領をもって契約成立を確認。

>相手が原本を持った場合どうなるでしょうか?そのまま保管でしょうか?
=先方には控えがあります(前記とおり)

>せっかく署名捺印してもらったものが向こうにあるままで
=ありえません。

>こちらにはFAXで印字されたものが届くという格好でよいのでしょうか?
=そうです。でもあなた様が受注案件を相違なく早期に着手されたい場合に顧客へお願いした場合です。

注文書は『注文者の事務手続きの都合』で発行されますから、仕事が終了した時点で発行されることが多々あります。
そうしますと、変更や追加が途中で発生した場合にひとまとめで、注文書を発行するからと言われる場合もありますし、途中で大きなトラブルになりますと、注文書発行前であれば後に案件行程や内訳の立証が面倒になります。
それを踏まえ注文者(顧客)が郵送して来るまで待つかどうかはあなた様が決める問題です。

しかし『どうもあの会社の仕事は口頭契約ではアブナイ』と思われるのでしたら、昨日ご提案したFAXでのやりとりを先行することになります。
実際にはFAXでの注文書・請書の交換一時的にでも顧客は嫌がりますよ。ウチを信用していないのかなどと思いますからね。

業界によって慣習は異なりますが、私は建設会社を経営していた時期、契約締結前に着手する場合は必ず内訳明細にサインを頂いていました。
言った言わないのトラブルが多い業界でしたから。担当者が注文者の社員であれば会社の代理行為を行なっているわけですし、契約書や注文書がなくともフルネームのサインがあればその会社に対する債権の確定は出来ます。
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この回答へのお礼

ありがとうございました。
大変参考になりました。

お礼日時:2007/06/05 22:15

本来、注文書は正式に注文したという証明としてお客様が発行します。

法人相手ですと、お客様社内の書式で作成されることが多いようです。書式がない会社でしたら、代わりに作成してあげてもいいと思いますが。

簡易的には、こちらから送った見積書の「見積書」を二重線で消して「注文書」と書いてもらって、社印を押して、FAXまたは郵送という形もあります。外資系通販パソコン会社の法人取引はこれでした。

受取り方法は、金額が大きい、近所である、ついでの用件がある時以外は、郵送かFAXが一般的です。

どんな形でも注文書がないと、相手が発注してないと言い出した時にはお金がもらえなくなります。大企業相手でも、担当者がOKして上司の許可を得ていない発注でトラブルになることがあります。

この回答への補足

郵送の場合は原本がこちらに届きますが
注文書がFAXの場合署名捺印したものの写しがこちらに来ることになります。
原本を持つ必要はないのでしょうか?
相手が原本を持った場合どうなるでしょうか?そのまま保管でしょうか?せっかく署名捺印してもらったものが向こうにあるままで、こちらにはFAXで印字されたものが届くという格好でよいのでしょうか?

補足日時:2007/06/03 21:48
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Q1.原則として注文書とは注文者が請負業者へ契約が確定した時点で発行するものです。


または契約書の締結という方法もあります。
実態としては引渡しを終えてから注文書を発行することが多いです。(注文者の予算増減調整の都合から)
【よくあるケースに対応するために】
お客様が「契約書」または「注文書」を発行しない、または社内決裁上面倒がる場合があります。
何としてでもあなた様が間違いのないように書類を残したいという場合には・・・

あなた様が契約案件の「内訳書」を作成し、担当者のサインをもらうだけでも充分です。
この際手書きで社名を記して頂き、担当者印だけで構いません。
相手方の社印は特に必要ありません。
契約内容を立証できればよいのですから。
また変更、追加が生じた際にも必ず「内容と日付」を記し、サインを頂くことです。
これは民事裁判に至った場合でも証拠書類として有効ですから。

Q2.厳密に言えば郵送です。が、お忙しいようであればFAX、メールに添付すればまずはOKです。FAXには日付送信時間などクレジットされていますし。後日サインを頂ければなおよいです。

Q3.あなた様のルールですから嫌と言わせなければよいでしょう。

Q4.マネジメントは全て統一したほうがよろしいでしょう。あなた様が個人事業者、法人に係わらず買掛、売掛台帳に記載するでしょうし、厳密に言えば社内で注文伝票の発行もあります。

大半の企業は、請書又は契約書と担当者の個別台帳の押印、請負者の請求書が経理部署にワンセットで揃わなければ支払は起こしません。

昨今、商取引のルールをしっかり教育していない企業や意識の希薄な事業者が多すぎますので長々と書いてしまいました。
売掛金回収事故にあわないためにもよい心がけだと思います。頑張ってください。

この回答への補足

郵送の場合は原本がこちらに届きますが
注文書がFAXの場合署名捺印したものの写しがこちらに来ることになります。
原本を持つ必要はないのでしょうか?
相手が原本を持った場合どうなるでしょうか?そのまま保管でしょうか?せっかく署名捺印してもらったものが向こうにあるままで、こちらにはFAXで印字されたものが届くという格好でよいのでしょうか?

補足日時:2007/06/03 21:55
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べつに、領収書を切るのに資格とかは必要ないと思うので。


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