請求書と納品書

当社は事務所と商品の倉庫が別のところにあります。（電車で30分位離れている。）
事務処理関係は事務所で行います。なので、請求書は事務所に来るのはいいのですが、納品書も一緒に送られてきます。
納品書って商品に添付して、正常に納品しましたってお知らせみたいなものでは？
商品と別のところに納品書を送って何か意味ってありますでしょうか？
その納品書も作成日は書かれているものの、納品日が書かれていないものが多く、あまり意味をなしていないと思われるものが多いです。

逆に、事務所に来た納品書を倉庫に送り、倉庫にて確認してもらうという手間が掛かって面倒なので、納品書は商品に添付して下さいと連絡しようと思いますが、間違った判断でしょうか？

No.3 ベストアンサー 回答者： rinring 回答日時： 2007/07/04 13:45

これは発送する相手の会社にお願いをする事にはなると思いますが、

宅配便などの業者を使っての納入の場合は、発送したら送り状があると思います。
その送り状を納品書と一緒に添付してもらう、もしくは当日ないし、翌日中までにFAXを入れてもらう。

宅配便などを使わない場合（相手会社の自社便）でも受け取った側は受領印やサインなどをすると思うのですが、その受取（コピー）を添付してもらう、またはFAXしてもらうなどをお願いしてみてはどうでしょうか？

私の勤めている会社は、卸の会社でメーカーから客先(客先の客先の場合もあります）へ直送する事がほとんどなのですが、その際は必ず当日または翌日までには、送り状や受領証を納品書と一緒にFAXするようにしています。（後日納品書だけ郵送します）
送り状にも品名や数量を記載はされていますが、鮮明で無い場合もありますので、納品書と一緒にFAXで送ります。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

＞宅配便などの業者を使っての納入の場合は、発送したら送り状
今はこれを納品書のみなしでこっちの確認に使っていますが、筆圧によっては商品に添付されている最後の用紙にほとんど字が写っていないこともあり、それをＦＡＸで貰ってもこっちでは判別できない実状があります。
理想は、納品書が箱にでも入っていれば、それでもって倉庫で荷着を確認してもらい、確認ができたらそれをＦＡＸ貰うというのが理想なのですが・・・

お礼日時：2007/07/05 10:08

No.4 回答者： himara-hus 回答日時： 2007/07/04 14:03

　本来は、あなたが言われるように、納品書は物品につけ、受領印をもらいその納品書を添付し請求するのが、本来の運用の流れです。

　ところが、物品を輸送する場合、受領印をもらうことができません。また、物品に納品書を添付しても、受け入れ先でその納品書と物品を確認し受領印を押して経理に送ってくれれば良いですが、紛失したりほって置くケースも多いですし、仮に送っても請求書と納品書の付け合わせが煩雑になることから、請求書と納品書をセットで送ってくるケースが多いように思います。
　これは、どちらかというと、受け取り側の問題で、受け取り側のシステムや手順がしっかりしていて、相手業者に「こうして欲しい」と言えばそうなると思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
社内的なフローの見直しは徐々に図っているところです。
＞紛失したりほって置くケース
これは都度、中身と伝票は確認して下さいとは言っていますが、うまく回っていないのが実状です。
今は、特にモノが違っているなどのトラブルは起きていないようですが、これが件数が増えてきたりすると怖いので、今のうちから徹底したいのですが、イマイチ倉庫側と事務側との意志の疎通が図れていないのも現状です。

お礼日時：2007/07/05 10:04

No.2 回答者： gatt_mk 回答日時： 2007/07/04 11:53

普通、仕入関係の納品書は事務処理において仕入伝票入力などの際に使われることが多いです。

納品書の作成日は通常納品日です。作成日と納品日（仕入計上日）が違う場合は仮納品書になります。納品書が届いているということは、相手はそれに基づいて請求してくるということですので、管理部門で請求書と納品実績とをつきあわせるのに必要になります。

実際に現品との突き合わせは会社によってやり方は違いますが、仕入納品書が来た時点で発注担当者に渡し、仕入実績とのチェックをして発注担当者の承認が取れたものから、事務部門での仕入のコンピュータ処理などを行うケースが多いかと思います。

通常は納品書と現品は一緒にして持ってくるものです。現品のみ持ってきて納品書がなければ、「現品を受け取っていない」と言われかねませんので。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
社内的なフローの見直しは徐々に図っているところです。

＞通常は納品書と現品は一緒にして持ってくるものです。現品のみ持ってきて納品書がなければ、「現品を受け取っていない」と言われかねませんので。
こういうトラブルを避けたい意味でも、納品書は商品に添付して欲しいと思うところです。

お礼日時：2007/07/05 10:09

No.1 回答者： rinring 回答日時： 2007/07/04 11:39

仮納品書のようなものは商品に添付は無いのでしょうか？

メーカーなどから倉庫へ直送される場合は、金額の載った納品書は事務処理をしている場所に直接届く場合もあります。

後で仮納品書と納品書を付け合せするのがベターだと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

＞仮納品書のようなものは商品に添付は無いのでしょうか？
倉庫の責任者に確認するとあったりなかったりでマチマチなようです。
それも納品書という書式ではなかったり・・・

現状、倉庫側は人が足りてないので到着したものの確認がタイムリーにできてないのが現状なのですが、そこら辺をうまく変えて行きたいんですけど、これがなかなか・・・

お礼日時：2007/07/04 11:49