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商品を仕入れて販売する小さい会社の経理です。
仕入先は20社くらいあります。
多めに仕入れていくつか在庫にしておいて、残りを販売することもあります。
納品書は後日郵送でまとめて届くことが多いです。
今までは納品書と請求書の照合はしてなくて、請求書の合計額を仕入として1本で会計ソフトに入力していました。
でもこれでは、納品されてないのに、請求書に多めに記載されるかもしれないし、間違ってるかもしれないといった感じでどこまで確認していくのが良いのか悩んでいます。

納品書・請求書を扱う方、どういう経理処理しているのかチェック方法教えてください。
やはり納品書を見て毎日仕入を入力するのが普通ですか?

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A 回答 (4件)

私は納品書が到着した時点で 仕入れ/買掛金 の伝票を起こしており、


(摘要欄には納品書No.など入力(会計ソフトを使用していたので))
月締めの請求書がきたらその月の各社ごとの細かい買掛金と照合してました。
買掛金 10回分で100万円と、請求書100万円が合っていれば処理、
請求書が105万円であれば請求明細と買掛金明細を照合していました。

納品書を見て、その都度仕入/買掛金伝票を起こしたほうがより正確です。
何より、仕入れ商品は会社の資産であり売上げに繋がるものですから、
その数字を正確に把握すれば横領や横流しなども防げます。
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この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
↑のやり方が普通ですよね。
事務処理は増えますが。

お礼日時:2007/08/30 20:53

商品が届いたときの送り状などを保存しています



納品書は無くても「送り状」と「請求書」が一致すれば問題ないでしょう

「現物」-「請求書」が基本ですから現物に代わるなんらかの伝票が有れば問題なく処理できます

面倒でなければ現物が納品されたときに社内用に伝票を作成しても良いでしょう

「入荷票」とか「入庫票」とか...。
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この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時:2007/08/30 20:54

>納品書は後日郵送でまとめて届くことが多いです。


納品書は品物に添付されてくるでしょ?後日まとめて送ってくるのは請求書の明細(納品書と複写で作成されるもの)だと思いますけど。

1.納品されたら発注者が注文内容と一致しているか、納品書と一致しているかを検品
2.検品に不一致、不良品があれば仕入先にクレーム
3.納品書を経理に回す。クレームの内容についても経理に引継ぐ
4.請求書が届いたら、納品書と照合して、納品書と一致しているか、クレーム内容が適正に処理されているかを確認
5.請求書に問題が無ければ請求どおりに支払い、不一致などがあれば仕入先に問い合わせて摺り合わせを行って問題のない分を支払う

経理上は納品日で計上するのが原則なので、請求書ではなく納品書の日付で納品書の合計額を入力するのが一般的ですね。特に大きなものなら一品づつ入力します。ただし、在庫管理システムと連動した経理システムを使っているところでは、納品書の内容を詳細に入力する必要があるでしょう。
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この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時:2007/08/30 20:54

先ず、仕入先から商品を仕入れた時点で納品書をもらうように


しましょう。
納品書が来て、その後で請求書が来るという流れが自然です。
納品書が来た時点で『この後で請求書本紙が届くんだな』という
事がわかる訳ですから。

また『多めに仕入れて幾つか在庫にし、残りを販売する』事で
在庫の管理に手間取ってしまう事もありそうな気がします。
そこで、
(1)仕入先に『発注書』を流し、商品を仕入してもらう。
(エクセルで簡単な書式のは作れるかと思います)
(2)商品が届いた時に『納品書』も一緒にもらう。
(3)『発注書』と『納品書』の内容があっているか確認する。
(更に細かい事を言うと、納品書を自社が受け取り、
商品を受け取った証拠に受領書を自社が仕入先に渡すのが望ましい。
今は大抵、納品書と受領書は一緒になっているので、
新たにこちらで作る必要は無いとは思いますが…)
(4)内容が一致している事をきちんと確認して、
 はじめて『請求書』をもらう。
こーいった流れが理想だと思います。
また多めに仕入れて後で販売する用に『在庫管理票』みたいな
ものも作ると良いかと思われます。
これだけで、自社からお客さんへ販売した商品の売上ミス
(主に売上二重計上等)を防ぐ事もできるわけですから。

こまこましていて非常に面倒ですが、
こういった一連の作業を通して、売掛金・買掛金・在庫等は
合っていくものだと思われます。
参考になりましたか?
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この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時:2007/08/30 20:54

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Q実務での売掛金、買掛金管理ってどんなことをするのですか?

もし、HPなどもあれば教えて下さい。
宜しくお願いします。

Aベストアンサー

 通常売掛金の場合は、売上の発生と入金の追跡となります。たとえば

   ×年     ○○株式会社       
 日 付 摘  要 売上金額  入   金 残  高  
○月○日 商品売上 ×××円      ×××円
○月○日 入  金        ×××円 ×××円
(この書式のパターンは業種、業態、会社によって違います。)

というように相手先ごとに時系列にそって売掛金残高を追跡していくものになります。相手からくる請求書は、伝票ごと個別請求となっていなければ

前回請求 ご入金 繰越額 今回お取引額 消費税 今回ご請求

 などとなっていると思いますが、支払いサイト1ヶ月の場合こちらが支払った「ご入金」の額の記載はたいてい請求書発行のタイミングのずれで遅れます。「今回ご請求額」の通りに支払ってしまうと、残高がくるうおそれがありますのでご注意を。

 決算時には残高証明をとったりしますが、常に相手との間に売掛金の差がないように管理していく必要があります。中には商品違い、容量違い、返品、約定値引きの情報の経理への未到達、金融機関を通す場合の振込手数料の計算違いなど違算が発生する要素はやまほどあります。それをリアルタイムで訂正をかけないと、一日放置すれば解決はそれだけ難しくなります。一週間の放置でほぼ解決は不可能となる恐れが大きくなります。このあたりが売掛金管理の仕事の本質かと思います。
 
 大事なのは訂正の内容が業務上公的なものであるのか、その保証を確保していくことです。つまり担当者が勝手に計算が合わないからと言って、値引きを起こしたりしてしまえば場合によっては、横領と同じような扱いをされることがあります。訂正処理についていつ誰から指摘を受けてもきちんと説明できるようにその内容についてメモを残すなどして、明白な状況にしておくことです。

 買掛金のほうはこの作業の逆となりますが、売上台帳や仕入台帳を別に作って、売掛台帳や買掛台帳にはその伝票番号で行をまとめて記載することもあるかと思いますが、携わっていらっしゃるご商売の規模ややり方によってお決めになればよいでしょう。

 むろんこれらの作業は機械的な作業ですので機械(パソコン)にやらせてもよいとは思いますが、相手先への問い合わせや交渉、社内での調整は人間にしかできません。機械と人間の仕事の分担をはっきりさせるためにも、業務にパソコンを使うことに関するさまざまなスキルはしっかり身につけてください。

 こういった事務作業で成否を分ける一番重要なことは、処理の徹底的な日常化・定型化ということです。売上処理の転記を一回忘れれば、残高はそれ以降ずっと狂ってきます。PCのプログラムでやってしまうほどのスキルがおありなら別ですが、処理の徹底した日常化、定型化はとても大事なことです。一つ一つの処理は簡単でだれでもできますが、それを毎日毎日正確にこなしていくことができてこそ企業実務のプロと言えます。

 社内の基幹ソフトに販売管理をさせているならその機能を徹底的にしることも大事です。その際に基幹ソフトが使いにくいとかエクセルなら簡単だとかなれるまでは決して口にしてはいけません。あいつなら大丈夫だと仕事を任されるようになって初めて提案すればよいことです。

 通常売掛金の場合は、売上の発生と入金の追跡となります。たとえば

   ×年     ○○株式会社       
 日 付 摘  要 売上金額  入   金 残  高  
○月○日 商品売上 ×××円      ×××円
○月○日 入  金        ×××円 ×××円
(この書式のパターンは業種、業態、会社によって違います。)

というように相手先ごとに時系列にそって売掛金残高を追跡していくものになります。相手からくる請求書は、伝票ごと個別請求となっていなければ

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Qエクセルで2つのデータを照合したい

会社のPCなのでソフトをダウンロードしたりすることができません。できるだけシンプルで簡単なやり方があれば教えてください。

会員番号と個人名が入ったエクセルファイルが2つあります。
<ファイル1(先輩が担当している顧客)>
101 青木さやか
104 友近
105 山田花子
106 中川翔子
125 真鍋かをり
132 ジャガー横田
144 ともさかりえ
155 小西真奈美
164 篠原涼子
177 山口智子
189 稲森いずみ
211 蒼井優

<ファイル2(私が担当する顧客)>
102 蛯原友里
104 友近
135 山田優
141 押切もえ
144 ともさかりえ
167 堀北真希

<ファイル1>と<ファイル2>には共通して104 友近と144ともさかりえがいるのですが、瞬時にわかるようにするにはどうすればいいでしょうか?

Aベストアンサー

Vlookup関数をファイル1か2のどちらかのC列に入れて同じ値があるかどうかを確認する。
あれば数字が返ってくるし、なければエラー値になるのでそれで判別。

例えばファイル1のC列に1行目に以下を入れてオートフィルターでコピーする
=VLOOKUP(A1,[ファイル2.xls]Sheet1!$A$1:$A$100,1,FALSE)
ファイル名とシート名や範囲は状況に合わせて。

Q納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか?

従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)

Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

例えば、シート1のC1に5を打ち込んだら、シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される。

また1列すべてを自動で表示させる場合、一つのセルの時と違いがありましたら教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コ...続きを読む

Q仕切り価格の意味を教えて下さい。

経理の方と話をしていると「仕切り価格」という言葉が出ました。

調べても上手く理解出来ません。
頭の悪い私にでも分かるように具体例を挙げて教えて頂けると大変助かります。


よろしくお願い申し上げます。

Aベストアンサー

売るときの値段です。

定価10,000円だとしたら、
大量に仕入れてくれるA社には仕切り60%、6,000円で販売、
そこそこ仕入れてくれるB社には仕切り80%、8,000円で販売、
一般の方には、仕切り無し、つまりは定価の10,000円で販売。

ということになります。

もちろん仕切りが仕入れ値を割ってはいけません、損しますから。
そんな感じでゆるく考えてください。

Q納品書の時点で仕訳?それとも…

材料を納品されたときに納品書がついてきますが、値段が書いてないことがほとんどです。
仕訳をしたくてもできないのですが、請求書を待って仕訳した方が良いのでしょうか?

Aベストアンサー

各企業やお店自体での判断としか書けません。
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QINVOICE(インボイス)ってなんですか?

質問するのが場違な場所だったらすいません(x_x)

仕事で、インボイスという言葉を耳にするのですが
今いちなんのことなのか分かりません。

請求書?なのでしょうか。

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発送した後に発行されるもの?

どうか、頭の悪いわたしに
分かりやすくおしえていただけると助かりますm(--)m

Aベストアンサー

こんにちは。

#2の補足です。
日経新聞社の流通用語辞典ではこんな風になっています。

「インボイスinvoice
 商品を輸出する際の*送り状。売り主(輸出業者)から買い主(輸入業者)あてに出す書類で,売買契約の条件を正当に履行したことを記す。商品名や数量,単価,代金の支払い方法,運賃,*保険料などの明細通知書でもある。買い主は輸入品の仕入れ書として税関に提出する」出典:日本経済新聞社 流通用語辞典

業種によっても、企業によっても呼び方が異なるものでしょうが、基本的にはこんな感じではないでしょうか。

ご参考まで。


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