納品書のファイリング

2010年から本格的に個人事業主として活動してきました。

現在、4枚複写式の納品書を使用しています。（納品書控え・納品書・請求書・受領書）
納品書控えは、業者別にファイリングするのが良いと思うのですが、この場合は複写式の台帳をばらしてファイリングしても良いのでしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： damoi-39 回答日時： 2010/12/31 17:21

整理整頓の意味での考え方はよいと思います。

しかし（納品書控え・納品書・請求書・受領書）を業者毎に一冊づつ使用し管理すれば，紛失や見間違えはないと思います。ですから業者毎に一冊単位で管理する（Ａ業者Ｂ業者Ｃ業者）別に管理すれば，面倒も見間違いも紛失もありません。

ばらして使う形式な物はファイリングして管理することは大変よい事です。これをＲＭＳ（レコーディングマネージメントシステム）と言います。
この方法は会社にとっても，担当者にとっても大変よい方法ですがマニュアルを作成して冊子にして約束をするのです。

毎回全て整理ＮＯ順に整理してファイリングして見出しを書き，更に同類のものは３０✕１０✕２５Ｃｍのボックスに収納します。管理さえ確かなら不特定多数の人が見ても内容が即把握できます。　参考

No.1 回答者： mukaiyama 回答日時： 2010/12/31 11:52

＞複写式の台帳をばらしてファイリングしても良いのでしょうか…

悪いわけではないですが、もし税務調査に来られた際には、何枚か綴じてない、つまり売上隠しをしているのではないかとの疑念を持たれかねません。

＞納品書控えは、業者別にファイリングするのが良いと思うのですが…

あなたはそれがよいと思われるなら、最初から帳票を業者別に分けておくことです。
そう何十社もあるわけではないでしょう。
主要な何社分かだけそれぞれ専用にし、雑多なのは 1冊に日付順で良いでしょう。

新年からそのように移行しませんか。