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5人の部下を持つ、OLです。
部下といっても、全員自分より年上、勤続年数も同じぐらいです。

部下のうち女性1人は、仕事ができることもあり
給料面、ボーナスなど、他の部下よりある程度優遇しています。

それもあり、今年の1月から、彼女の担当業務を増やしました。

最近、業務が多忙なこともあり、彼女は勤務時間内に業務を終了することができなくなり、
残業をすることが多くなりました。
去年の同時期より10時間をオーバーしています。

うちの部署では残業は基本的に禁止。
やむを得ない場合としては、上司である私が指示した場合
または、終業時間前に部下から報告を受け、私が必要と判断した場合のみ残業を認めることになっています。

その女性部下が残業する時は、最近は事前報告もなくなっていました。
いつの間にか自然に居残ってガリガリやっている、という感じです。
私も数日は様子を見ていました。

先日再び残業をしていました。
他のスタッフには残業を禁止している手前、さすがに注意しました。
すると
「今日は、某得意先の締め日処理があったから(仕方なく残業しただけ)」
という半分開き直った態度。
私は
「あなたには確かに業務の負荷が多いが、でも残業について特別扱いはできない。
あなたが残業しているを見て、他のスタッフも不審に思うでしょ」と。

あわせて
「どうしても業務上問題があるなら、報告してほしい。こちらも業務分担を再考するから」と
伝えました。

彼女は主婦ですので、基本的には「残業はしたくない。定時に帰りたい」というスタンスです(だいぶ前に聞いたのですが・・・)。

ただ彼女に注意した後、自分なりに悩みました。
「かといって、彼女には業務をきっちりこなしてもらわないと困る。中途半端に済ませられて、定時だからと帰られたら困る。うーん・・・」
と考えました(;一_一)

部下を管理しなくてはならないとはいえ、元々注意したりするのが得意ではないので
こういう時はいつも悩みます。

さらに上の上司にすがることでもないし・・・

何かアドバイスいただければ幸いです・・・

教えて!goo グレード

A 回答 (7件)

素朴な疑問として「なんで報告を待つのだろう」と思います。



上司はもっと積極的に、部下の仕事内容を把握することが必要なのではないでしょうか。

私の仕事はお客様のところに行って、決められた時間内にすべてを終わらせてくることが要求される仕事ですので、なにがあっても時間内に終わらせて帰る事が必要になっています。
10人ぐらいで入ることもあるのですが、すべての人員の進行具合は30分ぐらいの間隔でチェックし、進行が遅い場所には早く終わった人員を当てたり、ちょっと遅いが終わるはずの場合には「昼休みまでに、ここまで終わらせてください」と明確に指示を出して動くようにします。
基本的に無線を利用していますので、部下の手元を見ているわけではありません。


上司なら、それぐらいの気持ちで早め早めに積極的に割り振りをするぐらいでもいいのではないでしょうか。また、その大変な仕事をしている人の下にサポート役を付けられるようにしておき、忙しい部下には「必要に応じてヘルプを入れるから、残業になりそうならすぐに報告をすること」とサポートにつく人には「あの人の手伝いをしてもらうこともあるけど、その分有能な人の仕事ぶりを覚えて成長できるはず。貴方をわざわざ選ぶ意味は分かるわよね(言外に、あなたに期待している、とにおわすこと)」
と言っておくのです。

こうすれば全部とはいわないものの、残業になっても早く帰れるでしょう。また、上司であるあなたはよほどのことが無い限り、残業が終わるのを見届けてかえるべきです。(特に最初は・・)

このようなするときに、部下に指示して(ある意味残業しそうな部下の仕事を取上げて割り振るのも)上司の権限であり、それができるようになるためには、他の方のいうようにそもそも業務の分担と内容の精査が終わっていないとなりません。これは、上司の仕事と言えます。

全員女同士なのでしょうか?それだとカドがたつこともあると思いますが、給与査定権限を握っているのは貴方ですから、あなたがきちんと割り振りを行うのが筋だと思います。

最後に注意の仕方について、
これはすごくむずかしいですが、上記の場合だったら注意よりも質問のほうが有効だと思います。
>「あなたには確かに業務の負荷が多いが、でも残業について特別扱いはできない。あなたが残業しているを見て、他のスタッフも不審に思うでしょ」
という上からの注意ではなく
「一応残業禁止の部署なんだけど、ここのところ残業がおおいのはどうして?」
-今日は、某得意先の締め日処理があったからです。
「なるほどね、でもあまり多いとみんなの手前もあるし、あまり特別扱いはできないんだけど、どうしても残業増えてしまうのかな?(上司として、なにか手伝えないかという意味での問いかけ)

そして
「私としても貴方の担当を増やして、がんばってもらっているとありがたいと思っているけど(年下なら信頼を、年上ならお礼を伝える)、全体的には残業をしない方向が会社の指示でもあるから、残業が増えるような一緒に見直しをしていきたいんだけどどう?(見直す=仕事を取上げられる、と感じる人もいるので、あくまでも協力したい、というスタンスを貫く)

という感じでアプローチしてみるのがいいと思います。ビシッと注意することも重要ですが、部下の不始末や行動はすべて上司の責任であることを忘れてはなりません。基本的には上司にまったく非が無いような注意のしかたは出来ないのだと思います。
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私も20代の時に40代の部下がいました。

まあ、これは異常だと思いますけどね~。
気持ちわかります。

でも、私の会社では部下が休暇を取れない休出するなどは、上司の査定に影響します。
部下の責任ではないんです(残業については勤務体系的に残業という考え方がない人がいるので、あまりないんですが)。
基本の考えとして、定時に部下を帰らせるのはあなたの仕事だということを前提にして、対策を立てたり部下に対応したほうがいいです(部下がサボって仕事が遅れるなら別問題ですが、今回はできる人ってことですから)。

年上の部下という事で、言いにくい点もあると思いますが、仕事を振るときに、見込みを相談すればいいんじゃないでしょうか?
”この業務を追加で頼みたいですが、どのくらいの作業量(時間)が想定されますか?”という具合に。
ここで、”○時間ぐらいは残業が必要になると思います”と言われれば、それでも彼女に頼みたいのであれば、”ではそれでお願いします”、とし、言った残業時間まではあなたもあまり細かく言わないことです。
その時に、周りに人がいるところでやりとりすれば、別に彼女が特別なのではなく事前報告だとなるでしょう?
言われた残業時間が許可できない量である場合には、その時点で分担の再考、予定を超えた場合には規則通り報告を求めてもいいと思います。多少はね、上にいる人は、細かい事務手続きみたいなことは、場合によって見逃すっていうのも必要なことだと思うんですよ。
成果出してるから、その人に頼んじゃうんでしょ?頼るなら、少しはね。ただ、見逃すラインの見極めは大事ですが。

できる人に仕事を集中させるのは確かによくないですが、それと同時に、困るのは、仕事をきっちりやっているのに残業しなきゃできないほどの仕事量を私に押し付けておいて、残業したらしたで、うるさくいうなら、最初から引き受けないわってなることです。こういうのって、頑張ってやっている人の中には、人より頑張って多くの仕事をやってるのに評価されてない!って受け取る場合もあるんですよ。仕事量は自分で決めてるわけじゃないですし。
そうなると、ある日”定時に帰れとおっしゃるので、それはできません”、となってしまったら、修復は難しいですよ。定時で帰る方が仕事頑張って仕事するより正しいんでしょ?みたいなね。
本人が残業したくないというスタンスなら十分ありえます。
(別にその人がひねくれてるんじゃなくて、頑張って、評価されるとやりがいを感じるできる人、まじめな人に多いです)

今の態度も、残業することに開き直ってるのではなく、残業するなっていうなら、私にばっかり仕事振るなよっていうオーラなんじゃないかと・・・。
私は基本的には部下の立場ですから、部下の意見の方がわかっていますが、この苦情、部下の間では大きい不満になってますよ。最近は、不景気で残業はできないのに一人あたりの負担は大きいから、特にです。
残業が異常に多い場合より、仕事があるのに残業するなって言われることの方が上司に対しては、強い不満になりやすい気がします。

悩ましいですががんばってくださいね。
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こんにちは。



労働時間だけでなく労働効率も管理してください。残業がだめだというのであれば、残業せずに業務をこなせる技術を部下に対して教育する義務が貴方にあります。仕事は増やす、残業もダメ、労働効率の上げ方は自分で考えろでは、、、まさに絵に描いた様なダメ上司です。

かといって貴方独自のスタイルを彼女に押し付けて責任放棄するのも管理者としては×。
彼女の長所を活かして彼女の業務効率を向上させるアドバイスをする義務と責任が貴方にあるのですよ。

全責任は貴方にあるのです。広い視野を持って問題解決の方法を探索してください。貴方自身の成長も必要です。すぐに問題解決には至らないかもしれませんが、最初は管理の方法論などについて先輩の助言などを貴方自身が仰いで助けてもらいながらも、最終的には貴方本人が今回の問題を解決するべき責任があるのです。

>元々注意したりするのが得意ではないので

仕事ですよ。得意云々じゃなく、しなければならない義務なんです。勘違いなさらないように。プレッシャーばかりかけてすみませんが、仕事とはそういうものです。
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ありがちな話ですね。



一人の仕事ができる部下に仕事を集中すると、その人が病気になった時や最悪退職する時にあわてる事になります。
普段から仕事を分散させたり、重要な仕事であれば複数の人ができるようにしておく事は大切です。


>という半分開き直った態度。

その部下の人にとっては「私に仕事を集めておいて残業するなとは、どういう事?」と感じているのかもしれません。「もういいや」と投げやりになる前に何か手を打ったほうがいいですね。

残業を禁止している他の部下も手前もあるので、もう一度分担を考え直すのが良いかと思います。

※私も経験がありますが年上の部下は気を使いますよね。
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彼女の仕事の結果や、品質は把握なさっていますでしょうか。


残業の割に仕事の質が低ければ問題ですので、その際はまた別の対策が必要になります。
まずは上司として、そこを見極めたほうがいいと思います。

物理的に残業をさせないためには、とりあえず彼女の分担を他の社員に振り分けるなどして、負担を減らすしかないですね。
その際、他の社員に示しがつかないから残業すべきでないとか、会社として残業禁止だからよくないといった言い方ではなく、その女性社員個人の状況を聞き取った上で、解決に導くというプロセスが重要です。

また、残業をなくすには、仕事量の問題だけではなく「効率」も考えなければなりません。
不要不急の作業に手をとられることがないかなど、今一度作業のフローを質問者様が見直しをされてはいかがですか。

ちなみに、部下の評価を「残業する・しない」という画一的な見方のみで判断するのは危険です。
冒頭で申し上げた通り、作業時間内に適切な結果をあげているか、クオリティはキープされているかなど、判定の基準はたくさんあります。定時退社しても仕事ぶりが雑では意味がないので、この機会に、他の社員の状況も同時に確認したほうがいいでしょう。
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残業が増えてきたならば、業務の分担を見直すことで解決できるのではないでしょうか?


部下の残業が増えてしまったのは、管理職である質問者さんの責任であるということをまず認識した方がよいのではないかと思います。
私も部下を持っていますが、常に業務量を把握しながら過度な負担とならないように仕事を振り分けつつ、少しずつ仕事に負荷をかけて能力を高めていこうと思っています。
できる部下にどんどん仕事を振ることは、実は上司としては一番楽な方法なんだと思います。
部下のミスの責任をかぶることもないし、部下ができなかった仕事の尻ぬぐいをしないですみます。ですが、全員の能力アップを目指すのであれば、多少能力の劣る部下に対しては、上司として最初は一緒に業務をこなし、徐々に育てていくことが必要だと思います。
部下に対して、「残業しないでください」と言うのではなく、「残業させてしまったのは私の責任です」くらいの気持ちになれば、自然と残業してもらわなくても良い環境になっていくと思います。
部下がうまく仕事ができないのは、全て上司である自分の能力が原因だと考えるくらいが、人間関係もうまくいくのではないかと思います。
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まず仕事の能力に応じ定時で終わる内容を把握したうえで、仕事の振り分けをしているのでしょうか?



できる人だけに、仕事の負担を増やしていませんか?

定時で帰っている人は、その定時間内でまだ余力があるのではないですか?

能力に応じ仕事をさせるのも大事ですが、部下を育てるのも上司の仕事です。

内容及び人員の把握をし直してみてください。

そのうえで残業が出るなら、人員増やすべきでしょう、その増やした人員給与と、残業代のどちらが得か、また改善することで、みんな定時で帰れるようにマネージメントするのも上司の仕事です。

そこから見直しし、改善できないようであれば、ある程度の残業は認めるべきでしょう。

単なる生活残業で、残っているなら、その内容が残業にまで及ぶのか、上司である質問者様がもう少し考えるべきです。
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