経理（請求書へ入金反映のタイミング）に詳しい方相談にのってください！！

小さな事務所で1人事務をしています。
内容は、会員から会費をもらい運営しています。
非営利団体で、税務署への届け出はしておりません。

請求書の入金の処理、請求書の処理方法で悩んでいます。

内容は下記になります。

月末締めです。
月末に（厳密には、土日を除く最終日の1日前）他の発送物を発送するため、
それに合わせて請求書を同封しています。

例えば、8月であれば8月30日、9月であれば9月29日に発送します。
そのため、8月であれば30日、31日の入金が確認＆反映できない状態で発送しています。
また、入金先がゆうちょ銀行の振替口座なので、入金の翌日でないと確認できません。
（タイムラグがあります。）

前任者からは、発送日までに確認できた入金を当月分として処理し、
出来なかったものは翌月1日扱いにて処理すればいいと言われました。

しかし、たまに「入金したのに反映されてないけど…？」と問い合わせがあったので、
趣旨を説明し翌月1日扱いにしたものは、翌月の請求書の余白に（○月○日振込分）と
追記するようにしたところ問い合わせは無くなりました。

問い合わせが無くなったのはいいことですが、
そもそも、8月30日の入金を9月1日の日付で処理すること自体いいのか？
と疑問に思っています。

今後、大きな団体になり、税務署へ届けた場合、指摘されないのか？
本来どうあるべきか分からず困っております。

請求書発送後、当月に入金が合ったものはきちんとその日付で処理し、
会員の方には遅れても「請求書差替え」などと再発行した請求書を送るべきでしょうか。
それとも、会員と事務所で内容が把握できていれば、再発行した請求書は送らなくてもよいでしょうか。

いろいろ質問してしまいましたが、どうぞよろしくお願いいたします。

No.3 回答者： hinode11 回答日時： 2016/09/01 20:58

こんばんは。

補足願います。

１．会費は、年会費ではなく月会費なのですか。毎月、会費を請求するのですか。

２．会費以外に何を請求するのですか。「他の発送物」とは何のことですか。書籍みたいなものを送って、その代金を請求するのですか。

No.2 回答者： mukaiyama 回答日時： 2016/09/01 13:14

＞非営利団体で、税務署への届け出はしておりません…

何か考え違いをしていますね。
税務署へ届け出なければ税金はかからない、届け出ればかかるというものではありません。

個人事業でも法人でもないのを「人格なき社団」と言います。
人格なき社団が、収益事業を行えば法人税の対象になるのが基本です。

請求書を出すというのが、ただの月間会費、年間会費のことなら税金は考えなくて良いですが、何かの事業をしてその代金を回収しようとしているのなら、一度税務署へ行って判断を仰いだ方が良いですよ。

税務署で「課税の対象外です」とお墨付きをもらえば、それはそれで良いことです。

一方、税務署で疑念を持たれたら、やはり「人格なき社団」としてきちんと申告をしないといけません。

＞月末締めです…
＞それに合わせて請求書を同封しています…

一般的な商慣習として、それはありません。
締め日と請求書の発行日とは、少なくても数日、長ければ 20日程度あるのが普通です。

月末締め切りなら請求書の発送は早くて翌月 5日前後です。

それが締め日に即請求書送付、いや締め日の1日前に発送のこともあるのでは、顧客とトラブルになりかねないのは当たり前です。

＞そもそも、8月30日の入金を9月1日の日付で処理すること自体いいのか…

話は逆で、締め日前に請求書を書いてしまうことが間違い。
8/30 に入金があったのなら 8/30 付けで記帳しないといけません。

＞今後、大きな団体になり…

大きい小さいは関係ありません。
収益事業なのかどうかです。

＞税務署へ届けた場合、指摘されないのか…

これも根本から考え違いです。
売上の計上時期は、請求書をいつ出したか、入金がいつあったかではありません。
一つの仕事を終えたときに売上計上です。

例えば、7/15 に始めた仕事が 8/5 に終わったとしたら、8/5 付けで売上計上です。
請求書を出した 8/30 でも、入金された 8/31 でもありません。

＞遅れても「請求書差替え」などと再発行した請求書を送るべきで…

それの商慣習としては変則的な話。

いずれにしても、具体的にどんなお仕事での請求書かよく分かりませんが、本当に無申告で良いのかどうか、税務署に伺いを立ててみることが必要と思いますよ。

No.1 回答者： mirukudesu 回答日時： 2016/09/01 11:24

基本日付は合わせておいたほうが、あなた自身や後任者が後で見返したりするときに間違えないで済みますが。

その程度では税務署では問題になりません。決済時にきちんと数字合っていればいいんです。
万が一調査に入った時でも指摘された場合に説明できればいいんです。
請求書差し替えとか、うざいしｗ

本気で大きな規模になった場合は、会計事務所に投げてしまったほうがいいかもですけど、その経費がね見合うかどうか。

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。

税務署では問題にならないのですね。
ホッとしました。

そうなんです。
今月だけでも10件は差し替え分があります。
これを再度郵送するとなると郵送料が膨らみますし、
会員の皆様から集めているお金なのでむやみに使えず…。

なるべく日付を合わせておいた方がいいとのことで、
私自身、後任者、会員の皆様が分かるように、
今までどおり請求書へ○月○日振込文と入力するようにします。

お忙しい中、ありがとうございました^^

お礼日時：2016/09/01 11:34