ビル管理をされている方へ質問。テナント対応のコツを教えて下さい。

ビルの設備管理を担当しています。
入居テナントから、蛍光灯の交換依頼や、設備の不具合、漏水、トイレ詰まりなどで依頼がよく入ります。
急ぎの場合は優先的に対応に向かいますが、そうでない場合は基本的に3日以内を目安に対応としています。100件近い物件を3人で回しており、ほぼ毎日メーター検針や巡回点検が予定されているので、
正直すぐの対応は難しい場合も多いです。メーターも専有部にあるビルだと、事前に日時を知らせてから伺うので、基本後回しにはできません。

という状況なので、正直、こちらかするとちょっとした事ですぐ来てもらえると思われている事に腹立たしく思ってしまう事もあります。作業員にはできるだけ早く対応できるように無理して予定を組んでもらっている状況なので、テナントから依頼を受けた時点で「今日は難しいので明日連絡します」などとお伝えしています。この時点で「え、今日来れないの・・」という反応を見せるテナントもいます。
が、ぐっと飲み込んで、安請け合いはしないようにしていますが、中には厳しいテナントもいて「このテナントは連絡を受けた日に必ず対応とする」などとルールを作らざるをえない事もあります。

人が少ない事がそもそもの原因ではありますし、テナントにとってはこちらの状況は関係ないのもわかっていますが、今は現実的にすべてテナントの要望通りに応えるのは不可能ですし、何より現場のメンバーがかわいそうで、テナントから電話を受ける私も現場が忙しいのをわかっていて依頼を振るのが申し訳なく、日々葛藤しています。

あ、すみません愚痴りたいわけではなく・・・
前々から他のビル管理会社の方々はこういったテナント対応をどんな風に調整しているのかなぁと気になっていました。特にテナントから対応依頼を受けた時のマニュアルだったり、どんな風に対応日時を調整していくのか、参考までにぜひ教えて頂きたいです。

よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： 放浪者 回答日時： 2017/02/01 17:26

回覧板を作って、細かい変化を書いておくのです。

蛍光灯ですと、交換時期は全て近い時期だと思います。（開店時に全て新しいならね）点滅している蛍光灯があれば一緒に変えることです。そうすればそこは当分安心です。
それが続けば、交換は案外楽になります。
また、その他についても回覧板で、把握していると、すぐ対応がしやすいです。
行動を思いつきでなく、行動計画表によって、作業マニアルを作っておいて、昼からは、補修をするみたいにすれば、そこへ突発事故を入れると、効率的に回れます。
また、二度手間というのを、なくすのが一番です。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
蛍光灯の交換時期を記録しておくというのは、良いアイデアですね。
今はすべてが後手なので、蛍光灯の交換に行ったのに在庫がなくてできなかった・・・なんてこともあります。
ありがとうございます。

お礼日時：2017/02/06 13:27