新生活!引っ越してから困らないように注意すべきことは?>>

法人相手に単発の取引がほとんどのネット通販をしております。

支払方法が先払い銀行売り込みの場合は、請求書をEXCELで作成して発送、出荷商品に納品書を同封しております。

支払方法が代引きの場合は、納品書をEXCELで作成して出荷商品に納品書を同封しております。

さてここで対税務署上の質問なのですが、請求書・納品書の控えは同じくEXCELで作成するべきでしょうか?

またその控えは、データで保存しておくのは可能ですが、印刷してから保管する必要がありますでしょうか?一覧では印刷できないので、税務調査のときに印刷しようとするなら、全件EXCELファイルを開けて印刷する必要があります。

よろしくお願いします。

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A 回答 (3件)

国税庁のサイトを信じるか、個人のサイトを信じるかはあなたの自由です。


税務調査があった際、困らないよう万全を期しておくか、行き当たりばったりで対処するかもあなたの自由です。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
国税庁のサイトを見てもよくわかりません。
税務署に電話して聞いてみたのですが、明確な答えは得られませんでした。お手数をおかけしました。

お礼日時:2005/06/22 17:43

注文請書と請求書は別物です。

注文請書で売上を算定するわけにはいきません。
ほかに納品書をや領収証など、また仕入れ関係の納品書や請求書などなどもすべて、原始記録として、一定年限の保存が義務づけられています。

この回答への補足

http://www.toriaezu.jp/oshiire_sks02.htm

↑このページに、「外部に発行する義務のある経理書類は領収書のみで、納品書や請求書は発行する義務はありません。」とあります。
法律的には発行しなくてもよいのでは?

補足日時:2005/06/22 10:29
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>請求書・納品書の控えは同じくEXCELで作成するべき…



基本的に、控えと提出分とは、同じものでなければなりません。提出分がコンピューター、控えが手書きでは、どちらかに意図的な細工を施しているのではないかとの、疑念を持たれかねません。

>データで保存しておくのは可能ですが、印刷してから保管する必要…

税務署に所定の手続きを踏んでおけば、電子データでの保存が可能です。
詳しくは国税庁のページをご覧ください。

参考URL:http://www.nta.go.jp/category/yousiki/denshityou …

この回答への補足

早速ありがとうございます。
質問の仕方が悪くてすみません。
 >基本的に、控えと提出分とは、同じものでなければなりません。

そもそも対税務署的に請求書・納品書の控えを作成する義務はあるのかどうかが知りたいです。お客様からの問合せがあった場合の自社内の確認には、「注文請書」ですべて可能です。

補足日時:2005/06/21 18:04
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Q請求書の控えがない。税務署対策は?

建設事務所に働く経理初心者です。
わからない点があるので教えていただければと思い質問します。

通常ですと、売り上げがあると請求書を送ってからお金をいただく、という形ですが、
お客様によっては、お客様側で請求書を送ってきて、
印をして送り返すだけ、という場合があります。

通常はコピーしてから送り返すのですが、
たまにコピーし忘れてしまうことがあります。
そうなると、請求書も、データもない状態に・・・。
作業終了書、見積もりもありません。
(売り上げは振り込まれるので通帳には金額は記載されています)

税務署が入ってきたときにデータも紙もないとつっこまれるかも、と心配です。
対策として今から請求書を弊社が作成・発行・保存してもOKでしょうか。
それとももっとよい対策はありますでしょうか。

どなたか詳しい方がいましたら、ぜひとも教えていただけますか。
よろしくお願い致します。

Aベストアンサー

原則を言えば、請求書は揃っていたほうがよいでしょう。
もし、控えをとり忘れたなら、先方にはあるはずなので、先方にコピーかファックスしてもらうほうがいいでしょう。
対策に挙げられた
> 今から請求書を弊社が作成・発行・保存
は先方が保管する請求書と違ってしまいます。裏付けを取ることもあるので避けた方がいいでしょう。

裏技というか乱暴な言い方ですが、請求書がなければないで押し通す事もできます。
税務調査は、税金の脱税や計算ミスから税金を持っていくのであって、帳簿の不備に対して税金を持っていくことは出来ません。
ですから、悪意やごまかしがあってそろっていないなら別ですが、コピーのとり忘れ程度なら、なくても大丈夫だと思います。

Q納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか?

従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)

Qエクセルで複写のように自動入力させたい

エクセルで納品書を作った場合に、違うシートに納品書の控えと請求書{3枚複写のような感じ}を
作って納品書と同じ内容を同時に自動入力させるようなことはできますか?

Aベストアンサー

最初に「納品書」というシートを作成して、
シート名のところで、右クリックして、「移動またはコピー」をクリックします。
「コピーを作成する」にチェックを入れ、挿入先を決めて、「OK」

できあがった納品書(2)の名前を変更します。
あとは、自動に入力したいセルで、「=」を打ち込み、シート名の納品書をクリックして、セルを選択します。

要は、セルに =参照したいシート名!セル

 =納品書!A4
というふうに数式を記入すれば参照できます。

Q納品書の取扱について

最近、初めて営業の部署に異動となり、いろいろととまどっております。疑問点を質問しても、周りの人は結構”俺流”で、仕事をしているようで、なかなか納得のいく回答を得ることができません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですがどうぞ皆様お力を貸してください。
(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?
顧客先によっては指定の伝票があったりしますよね?
この場合も自分の会社のフォーマットの納品書を送付しなくてはいけないものなのでしょうか?
(2)納品書の控えについて
私の会社では納品書は「控え」と「送付用」の2枚がA4の普通の用紙に自動的に出力されます。前任者は、「送付用」の用紙にのみ捺印し、そのコピーをとり、原本を顧客先へ送付。コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリングしていました。この場合、捺印していない「控え」のほうも保存しておく必要があるのでしょうか?
「控え」にも捺印をしておけば送付したもののコピーは不要?
(3)送っていない納品書の取扱
売上を上げると自動的に納品書が出力されます。顧客先に指定伝票があるときは、前任者は納品書を送らず、そのままファイルしておりました。送っていない書類を取っておく必要ってありますか?捨てても問題ないですか?

最近、初めて営業の部署に異動となり、いろいろととまどっております。疑問点を質問しても、周りの人は結構”俺流”で、仕事をしているようで、なかなか納得のいく回答を得ることができません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですがどうぞ皆様お力を貸してください。
(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?
顧客先によっては指定の伝票があったりしますよね?
この場合も自分の会社のフォーマットの納品書を送付しなくてはいけないものなのでしょうか?
(2)納品書の控えについて
私の会社では納品書は「...続きを読む

Aベストアンサー

>(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?

厳密には、必ずではありません。

流通業では、大半の企業が出していますが、小売業など
出していない企業もありますよね。
納品時に請求書を発行し納品書を発行しない商社(上場企業)もあります。
EDI取引で出さない企業もあります。

しかし、shooterさんの言う納品書と同等となる書類または、
書類と認められるものは、取引先と自社共に必要です。
言葉としての納品書に限定すると不要となります。


>自分の会社のフォーマットの納品書を送付

指定の納品書を送付していれば、自社の納品書は不要という
取引先が大半です。


>(2)納品書の控えについて

#1の方の通りどちらかを保管すればよいでしょう。
控えに捺印の必要性はありません。
捺印のない控えを保存すれば、コピーは不要です。

但し、控えのほうが、送付用の控えとなる要件を満たして
いない場合には、送付用のコピーが控えとなります。

>コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリング

社印を押印した書類の管理基準などを設けている会社も
あります。
納品書に捺印は必要ありませんが、
企業によっては、納品時の書類の社印の印影チェックを行い、
登録された印影で無いと受け取らない企業もあります。
その為、押印した書類の控えを保管するというルールが
あなたの会社にあるかもしれません。


>(3)送っていない納品書の取扱

指定納品書を送付していれば納品書を取っておく必要性は、ありません。
捨てても問題はありません。

しかし、指定納品書を手書きで書いていれば、
自社から納品していないものの納品書を発行できたりと
悪用することができます。
自社の納品書と対とする事は管理・統制上の意味はあります。


顧客は、自社の指定伝票とすることで業務効率を良くし
仕入計上の運用確立を行っています。
shooterさんの会社も同じで、自社の納品書で売上計上の
原始としています。
複数の様式や、未保管のなどがあると
税務調査などでとんでもない事になります。

その為、売上と一致する自社の納品書控えがあり
納品先からは、納品書控えと一致する受領書を貰う
自社の納品書を必要としない取引先には、
取引先の指定伝票と納品書控えを一致させる。

なかには、指定伝票以外に自社の伝票でも両方受付ける
企業があるので、指定伝票を発行した場合には、
納品書控えだけでなく、納品書も対にする事で
発行ミスと不正防止となります。

全てを行うと、管理コストも高くなります
(受領書を貰う為返信用封筒が必要など)
企業によって、妥協点を設け運用しているのが
実態では無いでしょうか?

また、なぜそうしなければいけないのか?
理解せず仕事をしている場合もよくあります。
似たような事象だからと

営業ではなく経理や総務の方が、運用の目的を知っている
場合もあります。

>(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?

厳密には、必ずではありません。

流通業では、大半の企業が出していますが、小売業など
出していない企業もありますよね。
納品時に請求書を発行し納品書を発行しない商社(上場企業)もあります。
EDI取引で出さない企業もあります。

しかし、shooterさんの言う納品書と同等となる書類または、
書類と認められるものは、取引先と自社共に必要です。
言葉としての納品書に限定すると不要となります。


>自分の会社のフォーマットの納品書を送付
...続きを読む

Q請求書、納品書はコピーでも大丈夫?

支払日が迫るにつれて「本当はどうなんだろう?まあいいや」
で済ませているのが、請求書と納品書のことです。
社内の人間が仕入先の納品書をなくすことが割とあり、
その場合はいつも相手方に、納品書控えをFAXで入れてもらっています。
後日税務署の人が来たときにそれで問題にされることがあるのでしょうか?

また先日請求書が不着だったことがあり、相手方が
「絶対に送った」と譲らなかったため、仕方なく請求書のコピーをFAX
してもらいました。請求書がただのFAX用紙(コピー用紙)でもいいのでしょうか?
アドバイス宜しくお願いします。

Aベストアンサー

>後日税務署の人が来たときにそれで問題にされる…

昨今話題になっているような二重計上、五重計上であったり、日付や金額を改ざんしたものでない限り、別に問題ありません。
用紙、様式がどうのこうのでなく、その買い物が事業用途であることに間違いがなく、現金出納帳その他関係帳簿に齟齬が生じていなければ、税務署は何も言いません。

>請求書がただのFAX用紙(コピー用紙)でもいいのでしょうか…

それはあなたの会社が決めればよいことです。
支払い担当が、FAX用紙などではダメと決めている会社もあるでしょうね。

Q証憑や請求書の控えについて

小さな会社で一人で経理として雇われています
(経理初心者です)。

前任者が納品書や請求書をきちんととっていなかったみたいで
大変困っています…。

絶対に保管すべきものはどれなのか教えてください。
請求書が送られてこないようなもの(ドメイン使用料など)はどうしたらよいのでしょうか…?

また、請求書を出したときの控えはどのように作っていますか?コピーなのでしょうか…。
うちの会社は弥生販売仕入れで請求書を出すのですが
請求書(本書)を出した後に、もういちど白紙の紙に
請求書を印刷しています….

Aベストアンサー

簡単にいえば、後から帳簿を調べたときに、
本当に支払ったものなのか?または本当に売り上げたものなのか?(名目・金額・日付・相手先など)
がわかるような書類をとっておけばいい、と考えてください。

保管は、わかりやすい方法でかまわないと思います。

参考までに私のところは、次の分類でファイルしています。

・現金払いの領収書を月別に。請求書がある場合はセットにしておく。

・買掛の請求書を仕入先別に。領収書がある場合(ATMで振込みした控えなど)はセットにしておく。
うちは仕入先が毎月ほぼ決まっており、見返すのが便利なので仕入先別にしています。月別でももちろんOK。

・公共料金など毎月引き落としされるものを月別・種類別に。少なければ、現金領収書といっしょでもかまわないと思います。

・売掛の請求書控えを得意先別に。
うちはいまだ複写の請求書に手書き(笑)なので、そのままとってます。(参考になりませんね…笑)
質問に書いてある方法(コピーやもう一枚印刷)で大丈夫だと思います。
控えにも対応している専用用紙を買って作るのが一番なのでしょうけれど、結構高いですものね。
「控え」と書いてきちんと取っておけば問題ないと思います。

これらと、人件費の証拠になるもの(タイムカードなど)、それから各帳簿・伝票類を期ごとにダンボールに保管しています。

簡単にいえば、後から帳簿を調べたときに、
本当に支払ったものなのか?または本当に売り上げたものなのか?(名目・金額・日付・相手先など)
がわかるような書類をとっておけばいい、と考えてください。

保管は、わかりやすい方法でかまわないと思います。

参考までに私のところは、次の分類でファイルしています。

・現金払いの領収書を月別に。請求書がある場合はセットにしておく。

・買掛の請求書を仕入先別に。領収書がある場合(ATMで振込みした控えなど)はセットにしておく。
うちは...続きを読む

Q納品書控えにつきまして。

最近ネットショップを始めました。
管理画面で納品書は発行できるのですが、納品書控えが発行できません。
納品書控えは無いといけないのでしょうか?

Aベストアンサー

あったほうがより良いものではあるが、必須ではない。

紙ベースの納品書控えは、納品をした事実を書面で明らかにするものだ。それが電子的なものであれば、電子的に明らかにするものだ。その他の書面などで納品をした事実を証明できる見込みがあれば、特に必要ない。

一般的に、契約書などで契約の成立を証することができ、請求書などで請求の事実を証することができ、販売物の商流を何らかのかたちで証することができるのであれば、納品書控えの保存は不要だ。納品書を納品先に渡しているのであれば、それも納品をした事実を証明できる一事実に含めて考えて差し支えない。

Q保険の返戻金に関しての仕訳

損害保険会社から預金に入金があったのですが…
おそらく返戻金だと思います(このことに関して質問できないと仮定してください)

掛け捨ての保険料はいきなし費用として計上できますが
返戻金がある場合は保険積立金で予め計上しておかないと
いけないと聞きました。

しかし、帳簿を見ても積立金等はなかったのです。

とりあえず雑収入で計上しておこうと思ったのですが
個人企業なので事業主借り勘定でやったほうがいいのかなと迷いました。

請求書を見てみると…自家用車と書いてありました
事業用と自家用は区別して計上しないといけないと
思うのですが…そのへんのことが曖昧で分かりません

どうか、この保険金に関しての仕訳の基本を教えてください。

Aベストアンサー

自動車保険の場合は、積立金で処理するものはありませんから、戻ってきたときは雑収入などで処理をします。

ただし、その車両が自家用で、事業に使っていないもので、保険料を支払うときも事業の経費にしてない場合は、返戻金も事業には関係がありませんから、事業主借で受け入れます。

自家用であっても、事業に使っていて、保険料の支払時に経費として処理していれば、雑収入で受け入れます。

保険会社に、何の分の返戻金か確認すると共に、支払時にどの様な処理をしたか確認する必要があります。

確認できるまでは、「仮受金」で処理をしておき、はっきりした段階で「仮受金」から「雑収入」か「事業主借」勘定に振替えます。

Q「OKです」の丁寧語を教えてください

ビジネスメールで、「○○はその内容でOKです」又は「○○はその内容で大丈夫です」
という様なことを言いたいとき、どちらもくだけた言い方だと思いますので丁寧な方法で表現できる良い言葉がございましたら教えてください。

Aベストアンサー

OK=問題ございません で結構代用が利くのではないでしょうか。

販売企画の内容は、その内容で問題ございません。
出張の請求については、その内容で問題ございません。
弊社へのご請求は、その内容で問題ございません。

結構通じるように思うのですが、いかがでしょうか?

Q支払通知書の保存年限は?

経理書類の保存年限を教えてください。

得意先からもらう支払通知書(タイトルは支払明細書だったり、ファクタリング通知、振込通知、買掛金明細…いろいろですが)は、法律で何年の保存期間が定められているんでしょうか?
所得税法施行規則63、法人税法施行規則59、67に定められた『現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類』にあたるなら、7年かとも思うのですが、手形の通知ですと、現金にならないから違うのかな、とか…。

ご回答いただけると幸いです。

Aベストアンサー

証憑書類『振込通知書』は7年
『有価証券受渡計算書』は大法人7年、中小法人5年となります。

参考URL:http://www.cityfujisawa.ne.jp/~aquafirm/shoruihozon.htm


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