部費の管理のあいまいさについて

私は自分の所属クラブの部費の管理をしております。
以前の管理者が辞めたため受け継いだのですが私が引き継ぐ前の部費の使用明細、領収書等がほとんど残っていません。ちなみにきちんと管理していなかったのは２代以上前からだったそうです。しかし集めた金額を考えてみるとあまりにも残金が少ないように思われますがはっきりしません。
このような場合、一般的にはどのように処理されるのでしょか？また明らかに残金が不正な場合、誰がどのような責任を取るべきなのでしょうか？その金額の算定基準について等教えてください。

部費の管理者は自分で部費を使っての買い物は領収書を残したとしても避けるべきですよね？

No.2 ベストアンサー 回答者： popesyu 回答日時： 2002/05/01 00:18

処理。

まとめて損失金として計上するしかないと思います。
使用用途不明のままで何かに使われたと。
隠したかったら、裏予算として、現在の部員から部費とは別に足りない部分を徴収するとか。

責任。
会社などの会計であれば、犯罪ということで代々の責任者まで辿って追求するべきでしょうが、学校とかのクラブなんですよね？　そのまま穏便に済ませばいいかと思います。

今後の方針
１番さんの回答にありますように、会計と監査は別物です。クラブの部会などで決算報告をし、且つその報告の内容は出来るだけ不特定多数の手で監査するシステムをつくるべきかと思います。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございました。
部費についてはあくまで推定ですが数万円（全体で集めた金額は１４万円程度）が前管理者が私費との区別なく使っており不明となっていると思われます。領収書等もないでしょうから収入の額は分かっても支出の額は分かりません。←やっぱり返ってはこないんですかね？

以後はすべてオープンにしてできるだけクリアに処理していきたいと思います。

お礼日時：2002/05/01 22:22

No.1 回答者： kolokuro 回答日時： 2002/04/30 21:35

私もクラブの運営をしていたことがあるので参考になればと思い書き込みました。

しかしこれは私の経験と私の所属していたクラブでの運営概念においての
対処の考え方なのですべてのクラブにおいて正しく上手くいく方法ではないことをご了承下さい。

私は一から管理をし直す方が良いと思います。
今あるお金は繰越金として扱い、運営費はクラブ費として集めましょう。
使用詳細や領収書がないのなら不正を証明することも出来ないと思います。
責任をとることが必要なら、法的な考え方も必要なのかもしれないですね。

運営に関してですが、今年度から予算、決算を出す慣習と会計監査をする機関を作ったほうが良いと思います。
そして
領収書は店の印と品物と目的・購入者を記入して提出する。
領収書なしでの返還金は一切受け付けない。
役職の仕事においての交通費は目的も添えて自己申告にして
年度末の残金から考慮して返還する。
・・・などの決まりごとを皆で決め明文化しましょう。

＞部費の管理者は自分で部費を使っての買い物は領収書を残したとしても避けるべきですよね？
prtndrさんは私が思うに会計の役職に就いてらっしゃるのですね？
会計は管理する役職であって監査する役職ではないと思います。
会計でも必要なものを購入することはあるでしょう。
そのために監査の機関が必要になるのです。
ちなみに私のクラブでは会計監査に通った決算報告を要全員出席の総会で行い、認定の是非をとります。

こういったことは管理を任された役職の方一人ではどうすることも出来ません。
他の役職の方とどうするのが一番良いか話し合って
クラブ員全員が認めてもらえるようなものを作れるよう頑張って下さい。

この回答へのお礼

ご丁寧ににお返事ありがとうございました。
私は説明不足でしたが学校の部費を管理しております。今後は出来る限りクリアに処理されるようがんばりたいと思います。

お礼日時：2002/05/01 22:18