飲み会のセッティングの流れについて

今年入ったゼミで飲み会の幹事になりました。

今までは誘われる側で、飲み会のセッティングをするのは今回がはじめてです。

そこで質問なのですが、飲み会当日までの間に幹事はどういった連絡をするべきなのでしょうか。一般的な流れを教えていただきたいです。

P.S 個人的にはまずみんなの都合のいい日を聞くべきだと思うのですが、
中には「飲み会に消極的」な人もいるかもしれないので、いきなり
「来週の○曜日空いてますか？」と聞いてしまうと、そういった人に
「そもそも参加したくないけど、嘘ついたら別の日はどう？とか聞かれれそう…」とか、変に気を使わせてしまうことも考えられます。
こういった「飲み会に消極的」な人に負担を掛けない質問がありましたら
ぜひ教えて頂きたいです。
もしくはメール等でいきなり参加の意思表示を聞いたほうがいいのでしょうか？

回答よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： yaha_2007 回答日時： 2009/04/28 00:38

(1)土・金あたりで、幹事側で開催日を決定する　※１

(2)仮の出欠をとり、凡その人数を把握する　※２
(3)会場をとる
(4)もう一度、今度は正式な開催通知を出す　※３
(5)お店側に人数を通知する
※１　この手順の前に出欠をとると、いつまで経っても終わらないぞ☆
※２　参加者の会場についての要望等を聞くと尚Good
※３　下みたいな回答フォーマットなんか用意してあげると、出欠回答しやすいカモ♪
▽▼▽▼▽▼▽▼▽▼▽▼▽▼▽▼
【名前】
【出欠】参加／不参加
【質問・要望】
返信はXXXXXまで♪
Mail:[e-mail]
Tel:XXXX-XXXX-XXXX
▲△▲△▲△▲△▲△▲△▲△▲△

一番大事なのは、曖昧な情報を伝えないことですよ（はぁと
それでは初めての幹事がんばってね＾＾



まさか未成年じゃないですよね？？？？
未成年と幹事はお酒を飲んじゃだめだZO
アデュー！

この回答へのお礼

すごくわかりやすい説明・テンプレありがとうございました。

>一番大事なのは、曖昧な情報を伝えないことですよ。
ぐだぐだにならないように頑張りますｗ

お礼日時：2009/05/09 18:09

No.3 回答者： publicpen 回答日時： 2009/04/30 11:14

僕の経験で言えば全員の意見を聞くと絶対にまとまらない。

あとドタキャンも止まらないんで考慮しておく。
だから「幹事の言うことは絶対」ぐらいの気持ちでいくといいです。

(1)まず参加希望者に参加の意志を聞いておく（いわゆる言質の確認）
(2)決裁権者（合コンなら相手側の幹事、飲み会なら先輩やキーマン２，３人に）
「○日と△日と×日のどこかで（～４日の幅でいい）、やりたいんだけどどう？」とメールする。ダメだったら日を変えて聞く。可能ならそれで決定。
(3)「○日○時○○で開催です。不可の場合は変更しますので今日○時までに必ずメール下さい」とメール。
(4)正式決定。予約入れておきつつ正式決定の連絡。「キャンセルの場合は他の人に迷惑がかかるよ」系のことをメールしておく。
(5)前日の夜にもう１度(4)の内容をメール
(6)遅刻魔にだけ１５分前に時間を教えておく。
(7)１，２人仲のいい人、気のいい人に「ちょっとでいいんで手伝って欲しい」と事前に言っておく。仲間がいるとすごくラク。
(8)紙に流れを書いておく。その通り進める。ただし
酒が入ればそれでいいので厳密に進めて雰囲気を壊す必要はない。
(9)当日例
６時○○に集合（門限ある人も考えて６－７時開始がベスト）
６時半（移動や遅刻者を考えて３０分あける）
・席決め（くじ引きなどでうまく混ざるように決めとくといいかも）
・開始（予約）
・先生の挨拶
・幹事の挨拶
・乾杯　
・飲み食い　　　　
・ゲーム（無くてもいい。ゼミコンなら自己紹介が良いかも。
あるいはペアになって相手側を紹介すると言うのも盛り上がる。）
・終了
(10)２次会
ふつうカラオケかボーリング。待ち時間長いとだるくなるので、
電話番号調べておいて事前に待ち時間確認＆電話予約しておく。
大体「（１次会人数の半数～1/3）を終了予定時間＋３０分後予約」
しとけば問題ない。人数の増減やキャンセルは後で伝えてもいい。

良くないのはトラブル（遅刻者出た場合）の際の対応を事前に決めてなかったり、なかなか話がまとまらなくて予約するのが遅くなり予約
できなかったり、スケジュール・流れがなくてグダグダになること。
ある程度のマニュアルを決めておいて、あとは流れで臨機応変に
対応したらいいと思う。

この回答へのお礼

わかりやすい回答ありがとうございます。

>僕の経験で言えば全員の意見を聞くと絶対にまとまらない。
あとドタキャンも止まらないんで考慮しておく。
だから「幹事の言うことは絶対」ぐらいの気持ちでいくといいです

　まさに目からうろこでした。幹事がしっかりしてないとダメみたいですね。がんばります。
　

お礼日時：2009/05/09 18:16

No.2 回答者： owata-www 回答日時： 2009/04/28 08:46

そのようなことを気遣えればベストですが、そんなことをいちいち気にしていたら幹事は大変ですよ

まず、教授が来るんだったら教授の都合で日にちを決めます
それがないんだったら、休日前の金・土あたりにするのが無難です。まあ、意見を聞くのもありかと思いますが

あとは＃１さんと同じですかね…、早めに取らないとこの時期だと結構埋まっちゃいますよ

この回答への補足

回答ありがとうございます。
>そのようなことを気遣えればベストですが、そんなことをいちいち気にしていたら幹事は大変ですよ
　そうですよね…　予定を立ててから出欠をとろうとおもいます。

補足日時：2009/05/09 18:09