電話応対について教えてください。

慣れない電話応対で困ってます。

以下の場合に、なんとお答えするのが理想でしょうか。

●営業マンが一度事務所に戻ってくるか、そのまま直帰するのかわからない場合

●同じ課に2人同じ苗字の方がいて、2人とも役職がある場合（たとえば、支店長と副支店長など）

●営業マンが行先不明の場合（外出してるのは確かだが、行先がわからない）

●病院などの私用で外出してる場合（これは他の支店の方にどこにいってるの？取引先？と聞かれたとき）

●電話番号を教えてほしいと言われたとき（こちらから連絡し折り返すといっても、すぐにでも連絡とりたいから等言われたとき）

●担当者が不在で、この件について他にわかる方をおしえてくださいと言われたとき（誰がその件について把握しているかわからないうえに、全員話し中の場合）

●事務所に1人で、自分ではわからない内容の場合だったとき

以上の場合、どういう風な言い回しで対応するのがいいのでしょうか？教えてください。

No.3 ベストアンサー 回答者： poti0919 回答日時： 2012/05/09 23:17

私も、あまり詳しくありませんが、

●営業マンが一度事務所に戻ってくるか、そのまま直帰するのかわからない場合

　「ただいま外出しておりますので、戻り次第こちらからお電話差し上げる様にお伝えします。
　電話番号をお伺いしておよろしいでしょうか？」
　電話番号をメモ、対象者の机に分かるように置く
　10分経過して戻らなければ、聞いた電話番号に電話して
　「申し訳ございません、〇〇はまだ帰社しておりません。いかがいたしましょうか？」
　と、相手の意向(「急いでいるので、外出先からでも電話してほしい」とか「明日でも良いので電話して下さい」等）をお伺いして、相手の意向に沿うように対応（「急いでいるので電話して下さい」ど携帯電話に連絡する・メモに「明日で良いので必ず電話をして下さい」等書き入れる）

●同じ課に2人同じ苗字の方がいて、2人とも役職がある場合（たとえば、支店長と副支店長など）

　「〇〇さんお願いします」→「申し訳ございません、当支店には〇〇は二名おりますが、支店長の〇〇でしょうか？副支店長の〇〇でしょうか？」

●営業マンが行先不明の場合（外出してるのは確かだが、行先がわからない）

　「現在、複数の取引先をお伺いしている最中ですので、はっきりとした居場所は分かりかねます。」
　「戻り次第こちらからお電話差し上げる様にお伝えします。」
　嘘も方便です。対象者が戻ったら、「外出先がわかりませんでしたので、得意先回りしていると言っておきました」と伝えると、相手との会話がスムーズに行きます。

●病院などの私用で外出してる場合（これは他の支店の方にどこにいってるの？取引先？と聞かれたとき）

　ズバリ、「病院に行っています」で良いかと。（「朝から体調が悪いようでしたので」をつけると良いかもしれません。）
　一応本人に確認した方が無難です。（都合が悪い事がありますので）

●電話番号を教えてほしいと言われたとき（こちらから連絡し折り返すといっても、すぐにでも連絡とりたいから等言われたとき）

　「個人情報保護法の為お教えできない事になっていますので、本人に確認してご連絡致します。」
　本人に確認してから相手に対応。

●担当者が不在で、この件について他にわかる方をおしえてくださいと言われたとき（誰がその件について把握しているかわからないうえに、全員話し中の場合）

　「申し訳ございません、他の者も現在電話中ですので、差支えなければ折り返しお電話させて頂いて宜しいでしょうか？」
　yesであれば電話番号を聞き、電話が終わった人に内容を伝え指示を仰ぐ、noであれば「しばらく、このままでお待ちください。」と保留にし、メモ書きして誰が担当か聞き、速やかに電話を取り次ぐ。

●事務所に1人で、自分ではわからない内容の場合だったとき

　「申し訳ございません、私入社したばかりでお問合せの内容について分かりかねますので、お調べしてからご連絡させて頂いて宜しいでしょうか？」か
　「申し訳ございません、私入社したばかりでお問合せの内容について分かりかねますので、後程担当者からご連絡させて頂いて宜しいでしょうか？」

私が回答できるのは以上ですので、参考程度にして下さい。

この回答へのお礼

ありがとうございました★

お礼日時：2012/05/15 21:55

No.2 回答者： simanagasi 回答日時： 2012/05/09 23:14

電話の受け答えは悩みますよね。

但し、会社によって異なりますのでこのコミニュティでの回答はあくまで参考意見としてくださいね。
わからない事は、会社の先輩方に早めに聞いておかないと、余計に聞けなくなりますからね。
営業マン（ルートセールスなのかな）は各自携帯を持たされている。
各営業者ごとの予定を示すホワイトボードがないと仮定。
しかし杜撰な会社だな（－－；)飛び込み営業の会社なのかな。
(1)○○は本日は戻りが遅くなりますので、明日改めて当社より連絡させていただきます。
(2)○○は当事務所に二名在籍しております。失礼ですが下の名前はご存知でございましようか？
(3)行き先を聞いてくる取引先はいないので(1)と同じ受け答えでよいかと。
(4)同じ会社なんだから普通は病院にいってると伝えますけど。
(5)会社の業種によっても異なりますし、これは会社の先輩に必ず確認を取りましょう。
(6)ただいま担当は外出しておりますので私○○が話しを承り、後ほどこの件でわかる物より連絡差し上げますと伝える。在席している先輩方に○○様より○○の件で電話がありましたが分る方いらっしゃいますか
(7)相手の誰宛の電話か・会社名・名前・物件名・用件・何時までに返答が欲しいかを確認。だいたいは戻りしだい担当者より連絡させますと伝える。
質問者様も大変ですよね。
だいたいは営業の留守電にメッセージを入れてそれで済ませてましたけど。
そういう事が出来ない雰囲気なのかなあ。

この回答へのお礼

ありがとうございました！参考にさせていただきます！

お礼日時：2012/05/15 21:55

No.1 回答者： noname#154528 回答日時： 2012/05/09 23:00

派遣先の直属上司に直接問合せるなり、相談すべきことばかり。

ここに書いても誰一人、何も書けることは一切ありえません。

相談できないのであれば、即時にでも、派遣勤務を辞めることです。

この回答へのお礼

ありがとうございました！

お礼日時：2012/05/15 21:56