アメリカはどうして文章管理能力が高い？

Question

歴史やドキュメンタリーを見るのが好きです。そこで気付くのは例えばアメリカ軍は歴史そのものをビデオや写真で無数の資料を残しています。その他外交資料もふんだんに出て来ます。どんな管理方法をするとあんなにきちんと整理できるのでしょうか？自分の整理にも参考にしたいです。

IXTYS · Accepted Answer

こんにちは。　＃４の再入場です。

物ごとを忠実に整理保管しようとする意欲だけなら日本人は決して欧米諸国の人々に劣ってはいないと思います。　しかし文章に整理する能力に置いて日本語は優れた言語ではありません。　それは日本人の作る作業標準マニュアルをみればわかります。　　日本語で書かれた作業標準マニュアルで優れたものを見た経験がありません。　多分、これからもないと思います。　何故でしょうか？　それは日本語のフォーマットが優れていないからです。

●日本語のフォーマット
『起・承・転・結』で表現されるフォーマット。　これが日本語です。　代表的な文章に『炭坑節』があります。

『起』　月が出た出た月が出た～ヨイヨイ

『承』　三池炭鉱の上に出た～

『転』　あんまり煙突が～高いので

『結』　さぞやお月さん煙たかろ～サノヨイヨイ

延々と前置きが続いて、最後にようやく結論が来る。　要するに前置きが長い。　これが日本語の特徴です。　聞いていると『釈明』ばかり。　結局、何だったんだ～？

これから日本人は世界の中で生きて行くことになる。　初めに結論を言い、その理由を簡潔に述べる思考形態に変える努力をしないとアジアの近隣諸国とも巧くやっては行けない。

IXTYS · Answer

＞　アメリカはどうして文章管理能力が高い？

アメリカ政府の行政官には報告のフォーマットが決められており、これに沿って全ての資料をコンパクトにA4用紙一枚に整理して報告する。

◎そのフォーマットは
(1)案件（subject）
(2)沿革と将来展望（progress in and prospect on）
(3)結論（conclusion）
(4)行動指針（action plan）

この三つのチェックポイントに従って簡潔に纏める。

sokon · Answer

アメリカには文書や写真、映像記録の保管、公開を専門に行う公的機関があるためです。
国立公文書記録管理局、通称NARAといいますが、ここで政府のすべての文書を保管しているわけですね。
NARA設立以前（1934年以前）は、各省庁で文書の保管が行われていましたが、
紛失や改ざんが後を絶たなかったため、専門の管理局が設立されました。
NARAの玄関には「過去の遺産は将来の実りをもたらす種子である」と刻まれています。

こうした改革ができたのは、アメリカは若い国家だったことも要因としてあると思います。
歴史ある国の場合、各省庁ごとに「宝物」がありますから、「全部一元管理する」と言われてすぐに提出することはなかなかできません。

また、直後に第二次世界大戦が起きたため、軍の在籍記録を管理するうえで非常に役に立ちました。
「私の甥が軍に在籍していたが、所属と消息が知りたい」といったような問い合わせに対応することができたのです。
これを成功体験として「文書や記録の管理は重要だ」と政府がはっきり認識したので、現在に至るまで文書保管能力が非常に高いのです。

また法整備や人員配置もしっかりしています。
日本で公文書管理に関する法律が整備されたのは2006年と大変遅いのですが、
アメリカではNARAの独立化とともに整備されています。
また日本では文書管理に携わる職員が4,50人と少ないですが、アメリカでは2500人います。
また各地にデータセンターが置かれ、Googleと連携して様々な文書の公開も行っています。

簡単に言えば、文書管理への意識の高さと、お金を適切にかけているから、と言うことになりますね。

管理方法は…どうでしょう。
参考になるかわかりませんが、
公文書は主に3つの属性に分かれます。
　・現用文書　　　現在も更新され、常用される文書
　・半現用文書　　更新はされないが、証拠や参考に使われる文書
　・非現用文書　　保存期間を過ぎ、廃棄を待つ文書

アメリカで特徴的なのは、「半現用文書」をレコードセンターに預け（現場に置かない）、
現場（役所ですね）の空間的な余裕を持たせることと、各地の役所に記録を散在させないように工夫しているところです。

なので、自宅でできる文書管理に応用するとなれば、半現用文書をクラウドに置くとか、
自分なりの基準で保存期間を決めるとか…でしょうか？
有用な文書管理方法が思いつくといいですね。

trytobe · Answer

基本は、開拓民として集落を築き、そこでの治安を守るにあたって、「自らの主張を証明する」という精神が深く根付いているのだと思います。

未だに、裁判では陪審員を選出して、裁判所で州法と町の法律（条例に相当するもの）をもとに、一般人が有罪・無罪の判断をする（日本と違って刑の種類・重さまでは決めない）というのは、そこまで担うのが真の「自由」なのだ、という意識なのでしょう。

その「自由」を今後も保ち続けるために、自分に不都合な情報だとしても、何十年か後には公開されるよう保管するという、「フェアプレイ」の精神があり、フェアではない行為には懲罰的な罰金を科すような仕組みもできたのでしょう。

さて、資料の整理ですが、日本の国立国会図書館とか公文書館でも、原本やマイクロフィルムとして保管してあるものの「分類法」や「検索法」は原理的には同じなんです。単に、

・そもそも都合の悪いものは残していない（焼き払われた・空襲で焼失した）
・残っている資料を分類したりデジタル化したりインデックスをつける予算をつけても選挙では得にならない

という日本の事情で、限られた職員のマンパワーでこなしているだけなのです。

アメリカはどうして文章管理能力が高い？

こんにちは。

＞ アメリカはどうして文章管理能力が高い？

アメリカには文書や写真、映像記録の保管、公開を専門に行う公的機関があるためです。

基本は、開拓民として集落を築き、そこでの治安を守るにあたって、「自らの主張を証明する」という精神が深く根付いているのだと思います。

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