従業員が家族を扶養にする時の確認事項について

小さな会社の事務担当です。
先日、従業員から奥様を扶養に入れたいと申し出がありました。
（奥様は数年前にパート先の社会保険に入られ、扶養から抜けられていました）
扶養に入る理由から、社保の被扶養者に該当するかどうか、所得税の控除対象になるかどうか等
全て確認しないといけないのですが、
事情があって電話では聞けずFAXでのやり取りです。

自分はいつも文章が長く、同僚に「読む人が大変だからなるべく削りなさい」
と言われます。
初めての事務ということもあり、ネットで事務処理手順を色々調べているうちに
頭の中もゴッチャになり、やはり今回も長文になってしまいます。

皆様なら、上の事項をFAX等（文章）で確認される場合、
どのような文章にされますか？
適切な質問の順番や要点なども教えて頂けたら助かります。
よろしくお願いいたします。

No.2 回答者： hinode11 回答日時： 2016/04/05 11:53

補足願います。

＞事情があって電話では聞けずＦＡＸでのやり取りです。

だれと連絡を取り合っているのですか。

No.1 回答者： mukaiyama 回答日時： 2016/04/05 05:14

＞奥様を扶養に入れたいと…

何の扶養の話ですか。
1. 税法
2. 社保
3. 給与 (家族手当)
それぞれ別物で認定要件は異なり、相互に連動するものではありません。

＞全て確認しないといけないのですが…

1.～3. 全部一緒である必要はありません。
そもそも 3つとも要件が違うのですから、必ずしも 3つともそろうとは限りません。

＞事情があって電話では聞けずFAXでのやり取りです…

少なくとも 1.税法に関しては、電話や FAX で処理できる話でないですよ。
社員に、「扶養控除等異動申告書」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gen …
と「給与所得者の保険料控除及び配偶者特別控除の申告書」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gen …
を提出させないといけません。

しかも、配偶者控除や扶養控除などは、1年間の所得額が確定した後に決まるものであり、年の初めや途中に出たり入ったりするものではありません。
夫が会社員等ならその年の年末調整で、夫が自営業等なら翌年の確定申告で、それぞれの年分をあとから判断するということです。

したがって、今の時期にあわてて処理してもたいした意味はなく、年末調整のときでじゅうぶんです。

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2. 社保は、税金と違って全国共通した基準があるわけではありません。
お書きのような諸手続き類の細部分は、それぞれの会社、健保組合によって違いますが、いずれであっても書面での届けが必要なはずです。
正確なことは会社、健保組合にお問い合わせください。

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3. 給与 (家族手当) は、あくまでもこれは給与の一部であり、給与の支払い方はそれぞれの企業が独自に決めていることです。
よそ者は何ともコメントできませんので、会社の規則類をしっかり読んで処理してください。

＞皆様なら、上の事項をFAX等（文章）で確認される場合…

その社員はどこか遠くの支店で、書類の手渡しができないのですか。
そうだとしたら、郵便等で書類を送って返送してもらわないといけません。
FAX で処理できる話ではありません。

税金について詳しくは、国税庁の『タックスアンサー』をどうぞ。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/index2.htm