請求書を記入する際の筆記具について

請求書を記入する際の筆記用具についてお聞きしたいです。


カーボン複写式の請求書に記入する際、2枚組の「控」のほうに記入して、複写されたほうを取引相手に渡すと思うんですが、控えに記入する際の筆記用具は鉛筆ではだめなのでしょうか？

取引に関わる書類、ましてや金銭の受け渡しが発生する書類なのであれば書き換えのできないボールペンを使うほうがいいのはわかりますが、カーボン複写式に関しては複写した書き換えできないものが相手の手元に届くわけで、控えはあくまで自分用の控えなのだから筆記具が何であっても問題ないように思います。


たとえば取引相手とトラブルが起きた場合は双方の請求書と控えを突き合わせる必要が出てくるとは思いますが、その場合複写と食い違っていたとしても控えが改ざんされたことは一目瞭然であるので書き換えるメリットも書き換えられる筆記具を使ってはいけない理由もないように思います（相手との信用問題にはなるでしょうが）


なので、個人的には「もしもの時に相手との信用問題が発生するから書き換えのできないもので書く方が好ましい」程度に考えています。
もし、鉛筆で書いてはいけない明確な理由があるのであれば教えていただければ幸いです。
また、上記のケース以外に控えが必要になる場合があれば、そちらも教えていただけるとありがたいです。回答お願いします。

質問者からの補足コメント

• 使っているのは株式会社トレンドの請求書で2枚組のうち1枚目が控え（直接書き込む）、2枚目が相手に渡すもの（複写物）になってます。

    補足日時：2017/05/23 14:30

No.5 回答者： hinode11 回答日時： 2017/05/23 15:03

No.３です。

＞カーボン複写式の請求書に記入する際、2枚組の「控」のほうに記入して、複写されたほうを取引相手に渡すと思うんですが、控えに記入する際の筆記用具は鉛筆ではだめなのでしょうか？

カーボン複写式の場合、複写した書き換えできないものが相手に届くのであれば、控えはあくまで自分用の控えなのだから筆記具が何であっても問題ありません。ボールペンでも鉛筆でも。


ところで株式会社トレンドの請求書フォームは、２枚組のうち（直接書き込む）１枚目が控えで、２枚目の複写物が相手に渡すものになっているのですね。驚きました。

普通のカーボン複写式の請求書フォームは、２枚組の２枚目が「控」になっているはずです。だから取引相手に渡す１枚目は、書き変えできないようにボールペンで書かなくてはなりません。

No.4 回答者： saburo0 回答日時： 2017/05/23 14:52

カーボン複写式の用紙に、大抵はボールペンで記載するよう明記されているのを見かけます。

そうであれば、ボールペンで記載しなければなりません。

また、職場での話で、会社からボールペンで記載するよう言われているのであれば、
ボールペンで記載しなければ、指示通り仕事ができていないと見なされるでしょう。
それで指導しても改善が見られない場合は、処分なども考えられます。

No.3 回答者： hinode11 回答日時： 2017/05/23 09:31

補足願います。

カーボン複写式の請求書は、２枚組の２枚目が「控」になっているはずです。ですから私は、１枚目にボールペンで書いて取引相手に渡し、複写されたほう（２枚目）の「控」を保管しました。

でも、最近のカーボン複写式の請求書は、１枚目が「控」になっているですか。最近は、カーボン複写式の請求書を使ったことがないので分からないのですが。

No.2 回答者： OnneName 回答日時： 2017/05/21 11:33

>その場合複写と食い違っていたとしても控えが改ざんされたことは一目瞭然であるので

ではありませんね。単に正本と控えが食い違っていることの証明にしかなりません。

>上記のケース以外に控えが必要になる場合があれば
税務調査、刑事捜査など。

まあ一番大きい影響は「非常識漢」と思われて取引されなくなることでしょう。

この回答へのお礼

確かに、複写のほうも同じものを使えば書き換えられると思いますので、食い違っていたとしてもどちらを改ざんしたかはわかりませんね。失礼しました。ご指摘ありがとうございます。

税務調査も刑事捜査も全くの無関係とはいえないので気を付けます。

よっぽどのことがなければ控えを取引相手に見せることはないだろうと高を括っている節はあります。世間的にはボールペンで書くことが多いようなのでそう思われても仕方ないかもしれませんね。気を付けます。

回答ありがとうございました。

お礼日時：2017/05/23 14:43

No.1 回答者： saburo0 回答日時： 2017/05/21 11:23

ボールペンで記入するように指示されていたら、そういう契約ですので、

ボールペンで記載しないと請求書として認められない可能性があります。
筆記用具の指定がされていなければ、請求書であることには違いありませんが、
いざというときに証拠不十分となされるかもしれません。

この回答へのお礼

契約時に筆記用具が指定される場合があるのですね。気を付けます。
あとはやはり、「いざという時」に証拠能力が問題になってくるということですね。

回答ありがとうございました。

お礼日時：2017/05/23 14:36