納品書と請求書の保存

請求書が来たら納品書に基づいて金額を確認するので
請求書保存の際、納品書も添付したいと思ってますが、
普通は別々に保存するものなのでしょうか…
今まで関わった会社のほとんどが分けているので、何か理由があったら教えてください。
特に多いのは事務用品や宅急便（こちらは送り状です）の納品書です。

No.3 回答者： hinode11 回答日時： 2008/09/05 10:23

一般の会社では、請求書と納品書は別々に綴って保管します。

しかし、請求書は納品書に基づいて作成される書類ですから、請求書と納品書を一体にして保存するというのはグッドアイデアです。私の会社も将来は、その方法を採用しようと思います。

No.2 ベストアンサー 回答者： gutoku2 回答日時： 2008/09/05 09:24

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

　管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
　すべき事項です。
　（普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
　　ります）

◯納品書と請求書の管理（整理）担当者が別々であり、各々で保存
　　→　請求書と該当の納品書が紐付け（データとしてリンク）できる事
　　　　が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
　　　　あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても何ら問題
　　　　はありません。
　　　　（会社にとって一番合理的な分類で保存して下さい）
　　→　このような管理方法で、請求書から納品書を紐付けする事ができ
　　　　ない場合は、この方法を採用してはいけません。
◯納品書と請求書を一緒に保存
　　→　納品書管理者と請求書管理者が同一。納品書管理者から請求書管
　　　　理者へ帳票の回付ルールが決まっており、一緒に保存する為の、
　　　　の作業量が甚大でなければ良い管理方法です。
　　　　（納品書と請求書が物理的に紐付いている為）
　　→　当該管理方法に要する作業量が甚大でなければ、こちらの保存方
　　　　法の方が管理しやすいと思われます。
　　　　但し、大量の納品書・請求書がある場合は、あまり向いていないと
　　　　思われます。（一概に言えませんので御社の状況をご勘案下さい）

この回答へのお礼

なるほど！凄くクリアになりました。
お忙しいところありがとうございました！！

お礼日時：2008/09/08 13:02

No.1 回答者： farrokh 回答日時： 2008/09/04 15:53

私の会社では「納品・請求・領収書の３つを１セットにして、保存」でした

この回答へのお礼

情報有り難うございます！

お礼日時：2008/09/04 20:07