金額未記入の注文書でも問題ないのか？

現在化学業界の購買部門（中小企業）で働いているのですが、弊社では弊社から業者へ注文する際の注文書に金額を記載する習慣がありません（単価、金額は口頭による電話連絡、もしくは以前に決定した金額での取引）

私は以前、大企業の購買部門で情報システムを購買していました。その際、金額未記入などありえないことでした。

ただし、今の会社では普通で、私は”間違っている！”といいました。業者に対しても今後は単価、数量、金額を明記した注文書を送る旨を連絡したところ、”必要ないのでやめてください。今までどおり、金額未記入で数量だけにしてください”とのことでいした。

もちろん、ローリー車などによる薬品の購買では注文数量と実際の納入量に誤差がでることは承知しています。（私の場合、注文書フォーマットの但し書きとして、この旨は書いています。
当方としては
→購買者から業者へ
←業者から購買者へ

→注文書
←注文請書
←検収確認書または納品書（保管義務はないような気がしますが）
→検収書
←請求書
→支払

というのが一連の流れで、それぞれ金額を裏付けるためのとしてひもづいていなければならないと考えています。

そのため、必ず注文書には金額が入っていなければいけないと考えております。

単に中小企業（50人程度の町工場）なので知識がない、取引先も知識がないだけなのか？それとも化学業界には、また、そもそも他の業界で注文書に金額を記載しない習慣がある業界があるのか？

ご存知の方、おしえてください。

No.2 ベストアンサー 回答者： ok2007 回答日時： 2008/11/29 11:40

商品売買の単価や取引総額などを書面に記す主な理由は、売買契約の内容である購入代金の額を証拠として残すためと考えられます。

そうすると、契約の申込を証する書面である注文書において単価や取引総額などを明記するのには、一定の合理性があります。

また、必要性について検討すれば、実質的な価格決定権が売主にある場合には、一般的に、買主にとって単価などを注文書の段階で明記・確定する必要性が高いといえます。買主に実質的な価格決定権がある場合でも、今度は売主にその必要性が生じますから、売主に取引上の信頼感を与えるべく買主は注文書の段階で単価などを明記したほうがよいといえましょう。情報システムの場合、後者のケースが多いのではないでしょうか。

この点、現在のお勤め先では、実質的な価格決定権が売主たる取引先にあるものの、既に取引先との信頼関係が十分に構築されているため、両者ともに注文書の段階で明記する必要性が低いと考えているのではないでしょうか。

また、契約内容を証する書面は注文書・注文請書に限られるものではありませんから、納品書等に購入代金が明記されていればこれが証拠たりえます。この点に注目すれば、注文書段階では単価などを明記しなくてもよいことになります。

今まで単価などを明記してこなかった理由、特に取引先が不要と考えている理由を掴めば、あるべき姿はどのようなものか、今後どうするのが良いのか、見えてくるのではないでしょうか。

この回答への補足

価格の決定権という概念ですが、これに関してはどんな業界にも、売主・買主に関係ないと考えているのですが、間違っているでしょうか？（別に煽っているわけでありませんので気分を害されたら申し訳ありません）
価格は双方の合意の下に決定されるものと考えます。（請負、業務委託、商品の仕入れなど形態にかかわらず）
情報システムでもベンダーの提示額から１円も下げられないこともありますし、部品、薬品など中間原料でも価格交渉はあり、双方の合意を持って始めて単価が決定します。

納品書に金額が記載されていればとありますが、納品書は納品時に点プレされてくるものです。その時点で買主・売主の単価に関する認識がずれていたことが判明したのでは遅いと思うのですが・・・。（もちろんここではあえて杓子定規なことを申し上げておるしだいです）

あと、説明不足の点がありまして（これは主観的なことなので参考になるかわかりませんが）現在私が勤務している部署は購買部署とは名ばかりで価格交渉などほとんどしてこなかった部署なのです。私が入社する前は注文も電話だけで行っていたこともしばしばあったようで、これに関しては現在私が是正しているところです。入社して半月ほどの間、仕入れ品のうち、ランダムに何社か新規業者から見積もりをとったところ、現状の仕入れ品より安い業者が簡単に見つかったほどです。

小さい会社ということもあり、経理をしながら購買をしているため、業務の比重が経理に移っているということなどもあります。

こういったことから当社の購買業務自体（ちゃんと購買業務を遂行しているのか？）に不信感を抱いているという気持ちも否めないのが正直なところです。

それゆえにこのような疑問を抱いたしだいです。

話がそれてしまい申し訳ありません。

補足日時：2008/11/29 16:07

No.3 回答者： ok2007 回答日時： 2008/11/29 21:54

No.2の者です。

> 価格の決定権という概念ですが、これに関してはどんな業界にも、売主・買主に関係ないと考えているのですが、間違っているでしょうか？

価格決定権については、確かに売主買主双方の合意で価格が決定されるのはおっしゃるとおりと思います。ただ、契約成立までの交渉過程において双方が対等の関係であることは多くなく、いずれかが価格決定の主導権を有しているのがむしろ一般的です。そのため、「実質的な」としました。

注文時以降も単価の変動する可能性があり、かつ売主に価格決定の主導権があるときは、売主にとっては注文書段階で単価を明記する動機に乏しいのではないでしょうか。


> 納品書に金額が記載されていればとありますが、納品書は納品時に点プレされてくるものです。その時点で買主・売主の単価に関する認識がずれていたことが判明したのでは遅いと思うのですが・・・。

その場合でも、買主が売主に対して一定の信頼を置いているとき、またはそのような事態を買主が予め止むを得ないと考えているか若しくは事態発生を受けて止むを得ないと考えたときは、それが価格の合意となります。No.2で信頼関係について言及したのは、そのためです。

従い、「遅い」という感覚はもっともなのですが、取引先を信頼しているため単価変動があっても止むを得ないと会社が判断しているときは、会社にとっては遅いかどうかは問題となりません。この場合、会社に対して遅いと指摘したとしても、その指摘は的を外してしまうことになりはしないでしょうか。


良好な取引関係を継続しているときは（ないしそのように見えるときは）、これを壊しかねない動きを嫌うものです。注文書に単価等を明記しないことが信頼関係の証のひとつと位置付けられているとしたら、明記させようとすれば社内からも取引先からも信頼関係を崩し取引打ち切りをも誘発させかねない奴、との評価を受けることを否めないでしょう。

「だからやるな」ではなく、「それを踏まえてやり方を選んではどうでしょうか」というのが、私のアドバイスです。すなわち、明記しないまま取引が継続されてきた原因理由を把握し、明記した場合に社内や取引先が心配するだろう点や明記のデメリットを掴んで、心配はないこと、メリットの大きいことを納得させることが出来れば、取引先も受け入れるでしょうし購買も動くのでは、と思うのです。

この回答への補足

価格の決定権についてですが、これは担当者次第というか、ほとんど精神論だと思います。

たとえば、購買担当が”今年度の予算がすでに決まっているからこれ以上出せない”という言葉は常套句です。ただ、発注が遅れてプロジェクトが遅れればそれは購買部門の責任になるので担当者は”早く発注しなければ”とおもいます。営業マンも”このままでは納期に間に合いません。早くこの価格で発注してください。うちの上層部もこれ以上下げるならば請け負わないといっております”とよくいいます。これも常套句だと言うことは承知しています。そこが交渉の醍醐味といえるでしょう。（情報システム購買の場合ですが）

また、注文後の単価変動は基本的にはあってはならないと考えます（長期に及ぶ請負工事で資材の価格変動が顕著に現れた場合や、地金など、日々価格変動があり、発注後の単価決定方法が事前に決められている場合を除く）だからこそ、もらう見積もりには”見積もり有効期限”なるものが存在しているわけですよね。

弊社の仕入先は基本的には商社（A社）が多いのですが、うがった見方をすれば”単価を書いてくれるな”というのは弊社の注文書自体をA社がB社（A社が仕入れている元売）から仕入れるためのエビデンスに利用（そのままB社に転送）しており、そのエビデンスに金額が書かれていると、A社がいくらピンハネしているかが、B社にわかってしまう・・・・などというふうにも見えたりします。

ま、購買の仕事をまじめにしてると、屈折した見方ばかりするようになってしまいます。


いずれにしても、ここら辺までくると、ビジネスに関する思想の相違といったところでしょう。（ちなみに私の会社の人は貴方ほど突っ込んで意見してくれず、”古い会社なんだから”という免罪符を盾に陰口をたたいてたくらいが関の山でしたが・・・・）

信用を第一とするか、エビデンスを第一とするかの違いでしょう。どちらも大事ですが、どちらを最重要視するかといった思想の違いだと思います。

信用があればエビデンスは必要ではないですし、エビデンスがあれば信用の必要はありません。もちろん理想は信用だけで取引することですが、責任の所在を明らかにするといった観点ではエビデンスは重要です。（営業マンとの信頼関係はいずれのケースでも必要ですね。たとえば品質的な部分でそれが致命的にならない程度のことならば、私も口約束でことをすますことはいくらでもあります。ただ、金額に関してはそれは絶対にしません）

思い起こせば私自身、今までのビジネスでは信用を大前提（？）にしてエビデンス第一主義の企業で働いてきたように思えます。

ありがとうございました。

補足日時：2008/11/29 23:24

No.1 回答者： mira723 回答日時： 2008/11/29 10:58

注文書には金額は要らないですね

あくまで商品の注文だけですから、商品が分かれば問題ありません

ただ、業者からの納品時には金額を記入するのが基本です

未記入でも請求書の照合が可能であれば未記入でもいいですが、記入されていた方が照合は容易ですしね

この回答への補足

記入がない場合、いくらで注文したか？と言う点でもし双方の意見が食い違った場合問題になるとおもいます。
金額の記載された注文書を送付後、それに対する注文請書（複写式のものやFAXに対してそのまま判をおして返送するなどだと思っています。
納入時に金額に差異があったらでは遅いような気がします。

私の場合、注文書に契約書の概念を持たせているからかもしれませんが・・・この考え方が間違っているのでしょうか・・

補足日時：2008/11/29 16:01