皆様のアイデア・ご経験を教えてください。
弊社は、製造業であり、製造原価部分については、弊社指定の請求書にて請求するよう仕入先に要請しております。
指定請求書のメリットとして、多量の請求書のフォームが同一であることによる処理スピードの速さがあります。
指定請求書のデメリットとしては、有料¥300で仕入先に販売しているため、請求書発行・入金・領収証発行・領収証の発送・在庫管理等の事務処理が発生します。(1件当たりの事務量は小さいですが・・・)
これまでの経緯として、指定請求書の発行を無料(会社HPからのダウンロード)にする方法の提案は却下されました。
A 回答 (3件)
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No.3
- 回答日時:
用紙を専用にする理由がわかりません。
A4コピー紙ならレイアウトだけ相手先にメールすればすむので便利です。用紙の発送・在庫管理も要らなくなります。
複写式とか紙の大きさが違うならそれを改善するのが先です。
さらに言えばフォームをエクセル化すれば、相手も手書きでなくて作れるから効率的、こちらも読みやすい。
(PDFだと加工が難しいから手書きになる)
ご回答ありがとうございます。
現在は、カラー用紙+複写式+手書きです。
改善後は、カラー用紙+Excelです。
改善後で悩んでいる所は、カラー用紙です。
現状のカラー用紙を維持するために、先方に無料で配布し、
利用してもらおうと考えているのですが・・・。
あんまりスッキリしていません。
カラー用紙に慣れてしまっているので、
その点に拘らないならば、Excelだけ配付すれば完了
なのですが・・・。
No.2
- 回答日時:
まずは指定請求書を廃止しなければならない理由を
あげてください。些少な事務処理は理由にはなりません。
指定請求書を作っているくらいですから、
それなりに大きな会社だと思います。
(小さい会社なら取引先がそんなもの飲みません)
大きな会社なら大きな会社なりに
業務の合理化で指定請求書は非常に役立っていると思います。
また、大きな会社ともなればさまざまな権利関係が
発生しますから、伝票の仕入業者と総務のえらいさんが
癒着している可能性もあります。
ルーチンを改善するということはそういうところに
メスをいれるということになりかねませんので、
特段の理由がない限りは、軽挙妄動の類ともなりかねません。
本当に必要なことであれば、社長のつるの一声でもいいわけです。
まずは、その辺を明らかにしないと。
ご回答頂きありがとうございます。
本件はスケールの小さな改善であります。
ただ、正しい方向性の改善だとも考えております。
しかし、ご指摘の通り、本件によりそもそもの趣旨が害されることは、
本末転倒の大改悪になってしまいます。
指定請求書の趣旨が確保出来るのか?という観点をしっかり持ちつつ、
関係部署を議論しようと考えています。
現状では、弊社指定のカラー用紙を仕入先に無料配付し、
さらに請求書フォームのデータファイルを仕入先にメール添付し、
仕入先から記入・押印後、弊社に郵送して頂こうと考えております。
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