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仕事でUKの会社と翻訳サイトや例文集を使いつつ、不完全ながらなんとか英文でやりとりしています。ここ数日、発注した内容に対して返事がないので、
Please whether it is certainly sent by the method which I requested, and be sure to give a reply to us immediately about this matter.
という内容を送りました。
今日、アメリカ人の(英会話の)先生にこの文章を見せたら「結構きつい表現」と指摘されました。彼曰く、イギリス人は、あまりきつくいったり、何度もしつこく問い合わせすると「横柄だな」と解釈し、返事をくれなくなる場合があるようなことを言ってました。
もちろん、人によって、受け止め方やアメリカ英語とイギリス英語の違い等、日本人同士でも表現の難しさはあるとは思うのですが、そう言われてしまうと最初のうちは返事が割りと早かったのが、だんだん遅くなってきたのはこういう事が原因なのではとブルーなりました。
先方はわたしがフォーマルな英語を使うことができないことを知っており、それに対して理解してくれていると思っていました。先生も「母国語じゃないんだから、あまり気にしなくていいのでは」と言ってくれたのですが、やっぱり少しいいすぎた表現がいままでいくつもあったのかなと思いました。
そこでフォローのメールを入れたいのですが、
・わたしは現在英語を勉強中なので、なるべく自分の言葉で意志を伝えたいが、不完全な英語のため、貴社に不快な思いをさせたような表現があったらお詫びしたいし、本意ではない
・貴社が弊社に対して配慮してくれている事に対して大変感謝しており、今後も貴社にとって弊社がいい取引先であるために弊社が貴社に協力できること、心がけておくべきことは何なのか
という意志を伝えたいのですが、何かいいアドバイスがありましたらぜひお願いします!

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A 回答 (8件)

本件は英語の云々と言うより、単純なビジネスの業務における問い合わせとして考える方が簡単ではないでしょうか。



先ず、これは企業間の売買契約に基づく出荷の確認(再確認?)でありますよね。その契約に納期並びに出荷方法が明記されているはずですが、そうでなくても当事者間でお互いに約束してお互いに了解をしているものと理解します。

もしもそれほど大げさの取引ではなく、単に見積もりをもらって、それに対し発注したとしても、売買契約とは売手と買手両方が合意する必要があります。要するに、発注したからと言って、売手がその注文を受けるまで正式には売買取引が成立したわけではありません。発注した内容を受けるとの連絡はすでに入手されていますか?

もしされていないのなら、納期云々以前の問題として、きちんと受注したかを確認する必要があります。

されているのなら、約束納期を確認する為の連絡であれば、お客様は神様の原理に従い、買手はその納期確認をいかなる形で行ってもビジネス上では問題にはならないでしょう。当たり前の事を当たり前にやっているのに、相手が返事しないなら非は完全に売手にある事を忘れてはならないでしょう。

質問の内容から判断しますと、即納の商品と思われるので、発注してから数日後には通常(と言うか契約上の納期条件)出荷されているはずなら、出荷されたかの問い合わせは極めて当たり前で、moonmamaさんの文章で失礼に当たるか否かを気にする必要はありません。

又、当たり前の事を当たり前にやっている以上、謝る事はナンセンスです。

納期を守らない売手は悪です。返事をしない売手も悪です。moonmamaさんは会社を代表して問い合わせを行っている以上、中途半端な対応を容認するのはいけないと思います。お友達との会話ではありません。ビジネスの取引です。売手にゴマをする必要はないでしょう。

売手が横柄な態度を取るから無視するとはビジネスでは許されるものではありません。

出荷の確認を急いでいる事はいつでも、どこでもある事ですから。

やはり、この状況に対する打開策は先ず確実に相手の担当者と連絡を取ることですから、メールではなく電話するのが適切です。その時のポイントは、「すみません、お忙しいところ申し訳ありませんが、納期の件、どうなったか調べていただけますでしょうか?」みたいな態度ではなく、何故メールの問い合わせに返事をしないのか、買手側として万一納期が遅れると極めてシリアスな事になる事などを伝える事が重要でしょう。それで、電話での最大のポイントは売手に何時返事してくれるかの期限を約束させることです。When will you confirm that you have shipped the goods and also confirm the shipping method?と聞く事です。約束をもらったら、即座にフォローメールを出し、Thank you for our telephone conversation today. As you promised, I expect the reply to my previous mail by tomorrow.と入れて約束した事を強調するべきでしょう。

これでも返事がなければ、担当者のマネージャに連絡を取ることです。クレームの文章が必要なら、別途質問をたてて頂ければお手伝いできます。

英会話の先生はビジネスの力関係は普通理解していません。買手の立場は強い事を忘れてはなりません。相手に猶予を与える事はナンセンスで、ゴリゴリやるべきです。これが日本企業のスタイルでもあり、これで結果が早く出るわけですからmoonmamaさんの社内評価につながることです。妥協してはいけません。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

もう、本当におっしゃること、予測されてる状況が的確で驚きました。また、大変心強いアドバイスありがとうございました。

このメーカーには今回のことに関しては発注も、プロフォーマインボイスの入手も入金も全て済んでいます。

>当たり前の事を当たり前にやっているのに、相手が返事しないなら非は完全に売手にある事を忘れてはならないでしょう。
うぅ、そうなんですよ!なんだか、だんだん自分がいけないんじゃないかという気になってきてしまっていました。でも私は間違ったことはしていないと思ってるんです。
(送った文章は自信ないですけど)

こんなことは日本では通用しませんし、ありえません。
でも悲しいかな、海外と取引するとこういうことはあります。それはイギリスだけではなく、いろんな国とやりとりしているので十分身にしみています。

>売手にゴマをする必要はないでしょう。
英語もろくすっぽできないくせに、といわれたらそれまでなんですけど(汗)自分が売り手だったら国は違えどやっぱりお客様なので、誠意をもって対応するべく努力はします。

>買手側として万一納期が遅れると極めてシリアスな事になる事などを伝える事が重要でしょう。
これもですねぇ・・納期が遅れるとオーダーがキャンセルされ、場合によっては損害賠償を請求されることもあるということを伝えたことが以前あります。
もちろん、そんなことになったら大変なので半分ハッタリみたいなところもあるんですけど(笑)
なめられてるんでしょうかねぇ(泣笑)

なんだかすっかり自信がなくなってましたが、少し元気が出てきました。何かこちらがミスしたわけではないんです。
いろんな方にアドバイスいただいた電話も、私の上司から電話してもらえるよう、交渉してみようと思います。
(もちろん、私が対応した内容を全て伝えた上で)
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 14:23

No4です。


1週間位待ちますね。こないだはいつ出したのかすっかり忘れていた質問の回答が1ヶ月ぶりに返ってきました。(笑)
私はフランス人と働くことが多いのですが、ヨーロッパの人達って、平気で1ヶ月位「バカンス」に出てしまっているので、「ただいま不在です」って知らせてくれるメールを設定してくれていない限り、待ちぼうけをくらってしまいます。なので電話するのがいいと思います。
本当に急ぎのときなどは、電話対応のため夜中の1時2時まで会社に残ります(時差のため)。逆にいえば、そうまでしない仕事は、急ぎではない、と判断できますよね。

日本の常識は往々にして世界の非常識です。私は日本人ですが、日本人のお客さんは四角四面で柔軟性がなくカチンと来る口の利き方をする人(俺様きどり)もいて、正直やりにくいです(そんな人ばかりではないのですがね)。やはり人間同士のことなので、気持ちよく働ける人によりよいサービスを施したくなるのではないでしょうか。そしてそれがいわゆる「コミュニケーションスキル」というものだと思います。

この回答への補足

**ご回答下さった皆様へ**

沢山のアドバイス、ご回答、ありがとうございました。
みなさまの大変心強い回答にグッときました。

みなさまのアドバイスを拝読させていただいた後、上司に相談しました。
英語を勉強している私を(いい意味で)ほったらかしにしている上司ですが、私の英語が身につくために全てを私に任せてくれています。で、結局上司が電話してくれることになりました。本来なら私ができればいいのですが・・
みなさまからいただいたアドバイスをもとにして質問シートを作ります。

日本人とのやりとりですら難しい言葉の問題ですが、英語に触れて初めて感じた壁です。
みなさんのアドバイスがあり、救われました。
いろんな意味で勉強不足だなぁとも思いました。
せっかく触れる機会がある英語なので、いつか自分で電話ができるようになるまで、もっと勉強しようと思っています。

また、お世話になるときがあるかもしれません。
そのときはどうぞ、また宜しくお願いします!

**ありがとうございました**

補足日時:2003/05/16 17:52
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この回答へのお礼

度々ありがとうございました!
1ヵ月ぶり・・すごいです。私はそんなに待てるのかなぁ?と思います。(笑)本当に急ぎでない場合は待てるかもしれませんが・・私も忘れてしまうかもしれません。

>ヨーロッパの人達って、平気で1ヶ月位「バカンス」に出てしまっているので
ありました!そんなことが。イースター休暇で(笑)

口の効き方については、極力、文頭、文末に「ありがとう」的なひとことは必ずいれるようにしています。
で、責めてるつもりもなく、基本的には結果オーライ主義です。でも、ファックスした内容にチョチョッと書き加えてファックスしてくれるだけで済むような内容ばかりなんですけどねぇ・・
じゃぁ、こちらから電話すれば30秒で済むことなのかもしれません。(笑)
それが「コミュニケーションスキル」の一歩ですね。
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 17:52

こんにちは。

私もベテランキャリアウーマンではないので大したアドバイスにはなりませんが、仕事で海外の色々な国の人達とやり取りしていた事があります。

メールの返事が中々来ない事もよくありました。そういう時は、下の方も勧められてますが、電話を1本かけると簡単に返事が来ます。それまで返事を後回しにされていた自分のメールの優先順位を1番に持ってこさせるって感じです。日本人相手でも同じじゃないですか?

あと、相手がオジサンだったら、結構おだてるとご機嫌になる人が多いような気がするので(偏見かも知れませんが)

>・貴社が弊社に対して配慮してくれている事に対して大変感謝しており、

これは電話で言ってあげると対応が柔らかくなるかも知れないと思いました。

相手が遠くにいると、後のフォローをする機会がなくて神経質になってしまうのはすごくよく解ります。でも、結構よくある事なので、そんなに落ち込むことはないと思いますよ。
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この回答へのお礼

電話するよう上司にかけあってみます。
本当なら私がしたいところなのですが、残念ながら今の私の語学力では・・(泣)
よけいこじれないよう、上司に電話してもらいます。

相手は・・オジサンです。(笑)実は一度だけ会ったことがあり、偶然にも取引するずーーっと前に私がその会社の製品を愛用してました。全然メジャーではないメーカーだし、出まわっているようなものではないので、すごい偶然です。驚きました。こんなことがあるのだな、と。
そのことをその人に伝えたら「congratulation!」といわれました(笑)

>返事を後回しにされていた自分のメールの優先順位を1番に持ってこさせるって感じです。
そうですね、自分におきかえるととても納得できます。
いくら英語が得意ではないとはいえ、文章だけでやりとりする顧客より、電話1本あったほうが気持ちはいいですもんね。

うぅ、ありがとうございます。みなさんのアドバイスで少し元気がでました。
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 17:44

仕事でUKのいろいろな人と1日10通くらいはメールを交換している者です。



私の英語も褒められたものではありませんけど、経験からいうと、すでに回答があるとおり「表現が悪かったというフォローのメール」は、実際に誤解が起こったのでない限り必要ないと思うし、良い印象を与えないと思います。日本は言い訳を言い下手に出て人間関係を円滑にするところがありますが、UKはそうではないので、逆に信用を失ったり軽視される元になることがあります。

相手からの返事が遅れぎみなら、遅れに関して相手を責めるようなことはせず、遅れによってどういう不都合が起こっているのかを感情を交えずに説明し、「どういう問題があって遅れているのか言ってもらえれば、早く解決するためにこちらとしても協力する」という言い方をすることが多くあります(実質的には催促であっても)。

その際、相手が重要な取引先で、取引にいつも感謝しているという内容を入れるのはいいことだと思います。こちらからできることはするから、協力して早く解決しよう、という姿勢が重要です。

例文集をすでに参照していらっしゃるようですが、本によってはうまい催促のしかたや不満の伝え方が出ていますので、いろいろ見てみてください。いままで出してしまった表現があまり良くなかったとしても、それをくどくど言わず、次回のメールで改善すれば十分だと思います。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

そうですね・・まず、誤解があるかどうか、が重要な気がします。
相手には何も言われていないのだし、わたし一人で深刻に考えているだけのことかもしれません。

>「どういう問題があって遅れているのか言ってもらえれば、早く解決するためにこちらとしても協力する」
は、同じような内容で送ったメールにも記載しました。
ただ、状況が見えないので、貴社の状況を教えてくださいというような・・

メールを書くときは、ファイルいっぱいになった文例集をめくっては書いています。
もっともっといろんな表現を探してみようと思いました。

>次回のメールで改善すれば
ありがとうございます。そうですよね。
まだまだ勉強不足です。日本の企業は・・と思われないようもっとがんばらなくちゃ★と思います。

お礼日時:2003/05/16 17:29

そうですね。

Pleaseをつければ丁寧になるわけでもないので、かえって命令的な文章になっているような気がします。
メールの返信が遅いとき(急用でない限り、1週間くらいは待ちます)、私は「休暇中なの?」と聞いたり、「状況がどうなっているのか知りたいので後で電話するね」、とメールを打ったりします。

わざわざ謝ったりしなくてもいいんじゃないですか?
電話だと声のトーンを伝えられるので、一番いい気がします。
がんばってください。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

1週間も返事を待つことがあるのですか?
逆に言ってしまえば、そんなに待たなくては返事がもらえないのでしょうか??
急ぎでない用件はもちろん普通に待ちますが、基本的にビジネスにおいて、問い合わせした事項に返事をするまで1週間も返事を必要とする内容はありませんし、何度も問い合わせしてるのだから(至急とも書いてあるし)これは急いでいるのだなと察すると思うんです。

電話ですよね・・
イギリスだと時差があり、こちらは夜でも向こうは朝でなかなかつかまらなかったりする事も多く、言ったいわないとなるのもいやなので、極力文章に残すようにしているのですが、沢山の方が電話することをアドバイスしてくださっているのでそれも含めて考えてみようと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 13:50

アメリカに35年ほど住んでいる者です。



私なりに説明してくださいね.

今のところnoonmamaさんがおっしゃっているメールは送らなくともいいと思います. また、何かの機会に伝えればいいと思います.

返事がないときに使う裏技と言うものがあります.

何かと言うと、メールが届いているか確認しなくてはならない、と言うメールを送る、と言う事なんですね.

I sent you an e-mail on xx/xx but I have not heard from you yet. I just wonder maybe it did not reach you at all.

All I wanted to know was ,,,,,,,

I appreciate if you can reply me soon.

と言う具合に伝えれば良いとおもいます. 

アメリカでもそうですが、返事が後れるときはかなりあります. ですので、少しの猶予を与える事も必要と思います. もっともよほどひどいのであれば、仕入先をかえる、とか、海外の買い付け業者に全てをまかす、ということもできますが.

これでいいでしょうか。 分からない点がありましたら、補足質問してください。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

メールが届いているか確認したいという内容も、盛りこんでいるときもあるんです(泣)で、「顧客からリクエストされてるので、なるべく早く返事をしなければいけない」という旨も書いてます。だいたい質問して2日は待つように心がけています。

何故返事が遅いのかということも伝えているんですよねー。
貴社の状況がわかれば、極力状況をふまえた対応をするようこちらも努力します。ということも伝えているのです。
一方的なお願いだけしてるわけじゃないし、ビジネスとしてわからないことは問い合わせをする、返事がなければ再度お願いする、それでもなければ、何故返事がもらえないのかという質問て、普通だと思うんですけど、それが言葉によって致命的ならそれは本意ではないし、誤解を招くなら先方の考えを知りたいです。
社風というのもあるんでしょうか・・

お礼日時:2003/05/16 13:42

>ここ数日、発注した内容に対して返事がないので



との事なのですが、確かに”数日”にしては、語調が強すぎたようですね。今後は、リプライの遅れに応じて、数段階に分けて、初めはやんわりと質問するような語調で、次第に直接的に要求するような表現にするなどのガイドラインを設けたらよいのでは無いでしょうか。

>フォローのメールを入れたい
わたしは現在英語を勉強中なので...心がけておくべきことは何なのかという意志を伝えたい

については、先方の考えが分からない今の状態で、そういった内容の文書を送るべきでは無いと思います。ただ単に、先方の担当者が休暇中だっただけかもしれません。

ビジネスライクに、先日送ったリクエストの表現を改めて再送し、その後、先方が不快な思いをしていた事が分かったとしたら、その時点で、言い訳や謝罪をするかどうかを、社内でコンセンサスを得た上で決断しても遅くは無いと思います。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

>リプライの遅れに応じて、数段階に分けて、初めはやんわりと質問するような語調で、次第に直接的に要求するような表現
そうなんですよね。この文章を送ったのは質問したことに対して返事がなく、同じ内容を送って3~4回になるのに、返事がない時に送った文書なのです。
最初は「~できますか?」とか「~してもらえますか?」というようにやんわり伝えています。

>ただ単に、先方の担当者が休暇中だっただけかもしれません。
私もそう思いました。で、それならそれで、きちんとした回答ができなくても何時ぐらいになら返事がもらえるのかだけでもわかれば待ちます。と伝えたのですが、それの返事もありません。

こちらはあくまでも無理な要求をしているわけでもなく、ただ答えて欲しいだけなので、何故かわからないんですよね・・
そうですね、ちょっと気をつかいすぎてる部分もあるかもしれません。
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 13:21

 相手側が英語に詳しくないということを知っているの


ならそれほど気にする必要はないと思いますが、まず、
先のメールが英語では大変失礼な言い方にあたるという
ことを知り、本当に申し訳ない気持ちでいっぱいだと言う
ことを正直に書いてから、さりげなくYou know,と始め
言語にはある程度培ってこそ取得できるニュアンス
があることを言って、その後に例えば日本語では~と
~という二つの似たような言い方がありあなた方は
一体何が違うんだと思うかもしれませんがこれこれ
こういう風に違うんですと書いて、そして最後に重ね
重ね謝罪の言葉を入れた後、相手側があなたの会社に
期待するものは何かを尋ねたらどうでしょうか?

 日本語の似たような言葉というのはそのアメリカ人の
先生に例えば日本語で自分と同じようなことで困ったこと
はありませんでしたか? と聞けば、一つや二つ教えて
くれるのではないでしょうか。

 まだ大学生なので会社間の謝罪として通用するか
どうかはわかりませんが通常の人間関係だったら
これでも十分わかってくれると思います。

 それとできれば電話を使えればなお良いと思います。
メールよりも真剣に謝っていると言うことが相手側にも
伝わるでしょうから。
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この回答へのお礼

こんにちは。ご回答ありがとうございます!
言葉というのは難しいと痛感しています。

一応、仕事の上で謝罪すること、こちら側に非があることで誤るようなことは何ひとつもないんです。
ただ、私の言葉上の表現が原因で「何なのだ、こいつは」という風になってやりとりに支障をきたすのは不本意であっても避けたいです。

電話ですよね・・
それができればどんなに良いか・・
ありがとうございました。

お礼日時:2003/05/16 13:11

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