【無料配信♪】Renta !全タテコミ作品第1話

会社の倉庫に大量の書類が入っています。
古いものは昭和時代のものもあります。書類保存期限を参考に、処分しようと思っているのですが、
経営者がモノを捨てられないタイプの人で「もしかしたら何かの時に必要かもしれないから捨てるな」の一点張りです。
そう言われるとこちらも何も言えないのですが、かといってこのままではどうにもなりません。
そこでお聞きしたいのですが、平成15年以前のものは破棄したいのですが、こういった「保存期限」を過ぎて処分した書類が後になってやっぱり必要だったなんていうことがあるのでしょうか?
詳しい方、教えていただけると助かります。よろしくお願いいたします。
永久保存のものやそれに近いものは保存しています。それ以外のものです。

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A 回答 (5件)

たびたび失礼いたします


補足拝見いたしました

こちらこそ、いらぬお節介な回答をいたしましたようで申し訳ありません
改めて回答させていただきます

会社の規定がどうなっているのか?
文書を管理する責任者・権限者の意向がどうか?
斟酌する要素はこの2点です

最低保存期限を定めている規定があれば(もしくは規定そのものがなければ)、経営者が「保管しなさい」と言っているのですから保管しなければなりません

逆に保管期限後の廃棄を明確にうたっている規定があれば、廃棄しなければなりません
(個人情報にかかわる文書保存の場合、廃棄方法まで規定されることもあります)
もし、経営者が保管を命じた場合は、規定変更の具申が必要となります



法的な保存期限、社内規則等で定められた保存年限を経過後の書類であれば、通常は廃棄して問題が生じることはありません
保存年限を過ぎた書類が後々必要となるケースが皆無という訳でもありませんが、書類そのものが必要というより、記載されていた内容が必要なので、大抵は代替手段があります。
そもそも「規定に定めている保存期間を経過したので廃棄しております。」と言ってしまえばとおる話です
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まあ、何年も経過して、いう話がないわけではないからなあ。



法律上のリスクを限りなく減らしたい、いう趣旨がもしもあるんなら、20年やな。不法行為責任の時効や。それに関わりそな書類を20年保存すれば、リスクは限りなく小さくなるわね。

現実的な範囲でリスクを極小化したいのなら、会社法に加えて債務不履行責任の時効期間ともなる10年。契約関係やら請求関係やらの書類は10年とっておけば、まず不安はないで。

あと、保存期間は起算日に注意したほがええ。例えば、決算書の10年は「作成した時」、現実的には最終の決算書について社内手続開始の判断権限ある者(経理部長とかな)がこれで社内手続き進めよ判断した日の翌日から数えて10年や。今年でいえば、期末日やらによっては平成13年のものはちょうど10年前になる可能性がある。捨てたらあかんおそれありや。

それぞれの書類について、起算日から数えて法定の保存期間をほんとに過ぎたんかどうか、きちんと確認したほがええよ。そゆ社長さん相手ならな。
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こんにちは



質問文を拝見し、やや不安を覚えました

書類保存期限そのものはどうなっているのでしょうか?
ある程度以上の規模の会社なら文書管理規定等により保存期限を定めているかと思います
規定がない場合は、それぞれの書類ごとに、保存の要否を確認する必要がありますよ

昭和に作成した書類だからと言ってやみくもに捨てていい物ばかりではありません
「定款」「労働団体との協定書」「株主名簿」など永久保存すべき書類も多々存在します

また「帳簿類」特に「総勘定元帳」は会社法による保存期間が10年であったと記憶しております
平成24年現在で廃棄することができるのは平成13年以前のものです。

慣例的に5年で廃棄していたある文書が、7年に一度の所轄官庁の査察により必要となったケースを知っておりますし
会社の記念誌を作成するに当たり、古い業務記録が廃棄されていたため実のある誌面が作れなかったなどという事もありました
過去数年使わなかったから、といって保存の要なし、とする最近の風潮はいかがなものかと思います


それと、そもそも論的な事で恐縮ですが、
各種の文書保存に関する法的根拠や決まりごとは、最低保存期間を定義しているにすぎません
それを超えて保存する場合は会社の判断によります。
経営者が文書を廃棄しない、という意向を示されているようですね
まず、ここを説得することが必要ですよ

この回答への補足

ご丁寧な回答ありがとうございます。
私の書き方がまずく、伝わりにくかったようで申し訳ありません。
永久保存やそれに近いものはもちろん、保存してあります。
帳簿類も昭和時代のものから保存してあります。
そうではなく、すでに法的な保存期限を過ぎている日々発生する雑文書や納品書、請求書、といったものについてお聞きしたかったのです。。。すみません。

補足日時:2012/06/10 18:05
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 必要ありません。


 古いものは意味のないものです。
 建設工事の設計図でさえ、保存期間10年で破棄されます。
 社会情勢も人間も時代と共に変化します。
 大きな仕事をするなら、必要なのは今の情報であり、数十年も前の情報ではありません。

 昭和から現在まで24年も経っていますが、その間この資料を何回使いましたか?と聞いてみましょう。
 使わないものは、いらないものです。
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保存してある書類を整理管理していないのであればゴミ同然


いつでも必要な情報を取り出せる様に管理して初めて意味が有ります
ひょっとして経営者はどんな書類が有るのかわかっているのかもしれません
資料という物はそういう物でただ置いてあるなら紙の山です
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http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

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二年に一度の割合で、税務署から「売上、仕入、リベート、費用などに関する資料」の提出の協力依頼が来ます。(一般取引資料せん、とその用紙には書いてあります。)
今年もその書類一式が来ました。

この仕事について6年目ですが、今までは取り上げる件数もさして多くなかったため、当然のように作って提出してきました。
ところが今年は作成範囲が細かくなったのと、業績好調で取引件数自体も多く、今までのようにすべて手書きで、作成するのは無理…と感じました。

そこで、国税局のHPやフリーソフトなどでパソコンを使って簡単に作れる方法を模索してみたのですが、ありません。
グーグルで検索してみたところ、名古屋国税局などでは入力フォームがあったのですが、東京国税局管内の為、便利な入力フォームなどはないとのこと…。

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所轄税務署に問い合わせたところ、これはあくまで出来る範囲でご協力いただくものですので…と曖昧な感じでしたが、要は出さなくてもいいものなんでしょうか?

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他の方も書かれているように、資料せんは法律に基づくものではなく、任意での協力になります。
そもそもは、資料せんの相手方の調査等の資料とすべきもので、提出しなかったからといって何らペナルティーはありません。

聞いた話によれば、国税局単位で、1ヶ所に提出された資料せんを集めてCP処理するそうで、その際、税務署単位で提出実績みたいのものがあるそうで、その数字が悪いと税務署が言われるみたいで、その関係から、提出しない場合は催促が言ってきますが、そのまま無視していたら来なくなった、という話も聞きます。
ですから、それからすると、数枚でも提出さえすればその税務署の提出実績にカウントされますので、それ以上何も言われる事はありませんが、ただ、適正な課税のためには極力協力した方が良いとは思います。

フリーソフトについては、下記サイトで公開していますので掲げておきます。
(この中の、メニューから「オリジナルフリーソフトウェア」をクリックして、その中から選んでダウンロードされて下さい。)

参考URL:http://www7.ocn.ne.jp/~yukisaki/Homepage/mitu.html

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