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指導要録のことですね。
様式1は、学籍に関わる記録。児童生徒の名前や生年月日、いつ入学していつ卒業したか。進路先はどこか。保護者は誰か。住所はありますが、連絡先は載っていません。高校ならば「どの科目のどの単位を修得したか」も。
様式2は、学習に関わる記録。どの科目を何単位、評定はいくらだったか。出席日数や欠席日数。その他「総合的な探究(学習)の時間」の内容や様子の記録。
全て耐火金庫に入っています。金庫からの出し入れは、管理され全て記録されます。誰でも見られるという物ではありません。担任でも、時期が限定される書類です。
保存期間が切れた物は、普通、破棄処分をしていいとの校長の決裁後に、複数の人(教員)の手で裁断されます。ですので、卒業後5年後には「成績証明をだしで欲しい」と本人が申請しても、難しくなります。卒業証明は卒業後20年までです。
卒業後にそれらの記録を見ることは、本人が「証明書」を申請しない限り、5年後20年後にしかありません。それも、名前と卒業年月日ぐらいです。
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