どうしたら電話中、上手くメモが取れますか？ 今年から公務員になりました。お問い合わせ内容など、自分の

どうしたら電話中、上手くメモが取れますか？

今年から公務員になりました。お問い合わせ内容など、自分の担当業務でも、専門的なことすぎて、電話中に質問されても、すぐ理解することが出来ず、上手くメモをとることができません。

電話中は、とにかくメモを必死に取っています。でも、それに必死になっているせいか、「この人は何が知りたいんだろう…」と、テンパってしまって、いつもポカーンとしてしまいます。。

担当の人に電話する時も、頭の中で整理ができず、この人は何が知りたいんだろう、何が言いたいんだろう、となってしまって、上手く説明することも出来ません、、

どうしたら改善しますか？初歩的なことにはなりますが、よろしくお願いしますm(_ _)m

No.4 回答者： mimazoku_3 回答日時： 2025/04/12 11:04

相手のペースに合わせないこと。

自分のペースでしゃべってもらうように、誘導する。
例えば、適当なところで「復唱」を入れる。
復唱中にメモをしっかり取る。

No.3 回答者： ほい3 回答日時： 2025/04/12 09:54

「スミマセン、大事なお話と思うので、メモするので復唱します。

」と
言いましょう。
「○○の××は、なぜ、△なのか」でよろしいですか？
とか、言って、間を取りましょう。

No.2 回答者： pg8mw 回答日時： 2025/04/12 09:42

練習ですね。

自分の考えや予定をメモにまとめるという習慣がある人には、割と容易いことです。

まずは、本番に取り組みがらどうするかを考えるよりも、自分の考えや予定をとにかくメモする習慣をつけてみて下さい。

で、それを後から自分が見て、分かりやすいか役に立つのかどうか、です。

で、市民の問い合わせってのは、本人も分からないから問い合わせてますし、あなたも分からないまま受けてますので、上手に問い合わせに回答するというよりは、お互いに何が分からないのかを相談し合うって態度の方がより明確になりますよ。

No.1 回答者： gisahan 回答日時： 2025/04/12 09:37

やはり経験と慣れですね。

業務に関する専門用語は出来るだけたくさん早く覚えるようにしましょう。（暗記カードなど良いかな、意味は後回し）

業務の分掌範囲を理解して、早い段階からその部署の人と代わる。

よくある質問は、パターンを作っておいてその順路に誘導する。

どちらにしても相手の言ってる意味が分からないと前に進めません。どういう気持ちか、その中でも何を言いたいのか、話しぶりから理解するしかないでしょう。　特に話の語尾に注意するとよいです。

相手も話す要領は心得ていないこともあるので、前置きが長くなったり、順番が前後します。この点は十分に分かってあげてください。