英文ビジネスレターを書いています。先方の担当者がわからない時、どの書き方がいいのでしょうか？

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質問者：さくっち
質問日時：2016/09/25 22:24
回答数：2件

英文ビジネスレターを書いています。

先方の担当者がわからない時、どの書き方がいいのでしょうか？
ネットで調べると、To whom it may cocernやDear Sir or Madamは古臭くて失礼、と書かれているのを見ました。

また、文末に、日本のメールだと
〇〇株式会社
△△課
課長山田太郎
担当鈴木花子
と書きますが、この担当はどう表現しますか？
PIC でいいのでしょうか？
contact personnel？
Res.？

教えてください。よろしくお願いします。

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回答 (2件)

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No.2

回答者： WindFaller
回答日時：2016/09/26 18:24

>To whom it may cocernやDear Sir or Madamは古臭くて失礼、

To whom it may concern は、だいたい読み捨てになってしまうものですから、発信する側にName Value がないと使えませんね。

>Dear Sir or Madam　
古臭くて失礼……、そうかもしれませんね。

私の手元にある英文ビジネスレターの書き方の本は、拝啓の部分は、[Dear Sirs,] となっていますが、まず使わないです。

Dear Sir/Madam ということは、相手の名前もジェンダーも知れないところで、メールを出すということで、古いから失礼ではなくて、相手の会社について、まったく知らないままに、手紙等を出しているということだと思います。だから、読まれなくてもよいのだ、という印象を与えているのではないのかなって思わせるのです。実際、そんな手紙はざっと目を通して、すぐに、くずかご行きです。

相手が分からない場合は、それが売り込みなのか、引き合いなのか、それによって、相手を変えます。

買い申し込みなら、

Sales Manager
xx Co.,Ltd

売り申し込みなら、

Purchase Manager
xx Co.,Ltd

また、人事部の一番偉い人宛に、
Human Resources Representative

または、会社の名前から、社長の名前は分かりますから、
社長宛にするとか、

(The) Managing Director (役員）とか入れます。
アメリカは、役職の呼び名が違うことが多いです。

担当がわかっているなら、

Ms.Hanako Suzuki (Ms. Suzuki)
Sales Dep.
xx Co.,Ltd.

としますが、上司の名前などは入れません。
しかし、私は、敬称は必ず入れていました。
(電話して、初めて相手のジェンダーを知るということもあります）

それから、担当者に、メールなどでは、Sales Dep. とか部署は入れないことも多いかもしれません。会社の規模にもよるでしょうけれども。

それと、その「古臭い」の意味は、"obsolete"ということになるでしょうけれども、私も、相手も、そんな気の利いた英文なんていうのは書くわけではありません。確かに、名文を書けば、相手はノッて来るような気がしますし、そのような手紙を貰えば、それなりに心が動きますが、なかなか、そこまではできないです。