会社の電話での在籍確認について

よろしくお願いいたします。

私は会社で人事や総務を担当しております。
在籍者や退職者について、在籍確認等の電話がかかってくることがあります。
これに対する法的な義務や注意すべきところをお教えいただきたいと思い、質問をさせていただきます。

①在籍者で可能性があるのは、在籍者がローンなどを組むような際に在籍確認の連絡を受けることがあります。
②退職者が、在籍者と偽って、①の連絡を受けることがあります。
③退職者が就職活動で応募先に提出した履歴書や経歴書などに基づき、その内容の確認等で電話連絡を受けることがあります。

対象となる人物から連絡があった場合の対応を依頼されていれば問題ないのですが、対象となる人物が知らないところでそのような問い合わせがされることがあります。
会社の人事を担当する者として、このような連絡を受けた際にどのような対処が正しいのかがわかりません。

ついさっきも5年以上も前に退職された人が以前在籍していたかどうかの確認がありました。
一応相手の名と連絡先を聞き、対象者の個人情報である名前と住所と在籍期間を問い合わせしてきた人物から確認を行った上で、在籍していた事実に間違いがないことを伝えました。
この対応が正しかったのかも不安です。
特に、今回は探偵事務所のようなところからだったので、不安です。当然探偵事務所へ就職される可能性もありますし、現在在職しているかどうかの確認ではなかったので、大きな問題になることはないのではと思っています。

昨今個人情報に対して厳しい法令や意見もある中ですので、すべて教えられませんでよいのでしょうかね。本当に就職活動などであった場合、退職理由が悪かったのではと疑われたり、事実かどうかわからない経歴ということで、退職者の方が不利益を受けるのもかわいそうだなと感じます。

この分野の法律を含む知識をお持ちの方、アドバイスをいただければ助かります。
よろしくお願いいたします。

No.2 回答者： Justiniani 回答日時： 2016/01/22 18:22

個人情報の保護に関する法律は，個人情報取扱事業者がデータベースとして体系的に管理している個人情報を「個人データ」と呼び，予め本人の同意を得たときは，個人データを外部に提供し得るとしています。

　同法の適用のない個人データやその他の個人情報についても，予め本人の同意があれば，情報保有者が外部に提供することは可能です。
　ここで私が「提供し得る」とか「可能です」と言うにとどめ，「提供して良い」と言わないのは，本人の同意だけで何もかもが許されるわけではなく，本人が個人情報の提供先や提供の必要性を合理的に判断できるだけの十分な情報や時間，判断の自由が与えられていることも必要になってくるからです。

　他方で，ご懸念のように，職歴情報は個人の重要な信用獲得手段ですから，在籍確認への回答を全く拒否してしまうと，会社と従業員やOG/OBとの信頼関係に傷をつけてしまいますよね。

　したがって，まずは問い合わせ元に自己の身元や在籍確認の目的を出来るだけ詳しく説明させ，該当する人物が在籍していようとしていまいと，「該当し得る人物の有無を確認の上，該当人物が有ったときは，本人に同意の有無を照会する等した上で，回答可能と判断すればご回答申し上げます。」と返事をしていったん電話をお切りになり，個人情報の保護に関する法律２３条１項各号に相当すると判断できる場合か，本人に連絡が取れて同意を得られたときのみ「在籍している（又はいた）」旨を回答し，それ以外の場合は「お答えいたしかねる」と回答されるのが宜しいのではないでしょうか。
　なお，問い合わせ元が本人への照会を嫌がっているときは，問い合わせ元の意向を尊重した方が良いでしょう。そのときは，上記法条に相当すると判断がつかなければ回答拒否，ということになります。

　どの程度の頻度で生じるお悩みか分かりませんが，将来的な備えの意味とともに，既に対応済みの案件の教訓的再検討の意味も込めて，御社も弁護士を顧問にされることをお考えになっては如何でしょう。

No.1 回答者： no_away 回答日時： 2016/01/19 14:29

案外と困るものでしょうね・・個人情報

でも　もしも子の結婚相手の在職問い合わせをして　回答して貰えないと
親としては困るかもな・・内緒としても

相手の質問用途と　身元確認をしてから回答ではどうでしょう
でもまあ　大抵は困る問い合わせでは無いとしても・・

私も転職をして　前の社に問い合わせとかあったらしいです・・
別にどうということも無いかもだけれど
近所まで問い合わせたりぶは・・
良い社ほどしますね・・

この回答へのお礼

ご経験を踏まえたご意見、感謝いたします。
あなたのような従業員・退職者であればよいのですが、こちらの面談の能力や人を見る目の眼力のなさかもしれませんが、自分の個人情報をどのような根拠で外部に話したのかというような人が出ても困ります。
法的な見解や裁判例、これらを意識した社内規定などの一例もほしいところですね。回答の募集はもう少しの間させていただきます。
ありがとうございました。

お礼日時：2016/01/20 14:02