外国人教授に送るメール文

学生会の仕事の一環で、学内の教授にメールを送らなければならないのですが、英語が不得意なのと期日が差し迫っているので困っています。
以下の文を、英語に直していただけると助かります。

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この度は、４月２６日に行われる通常総会議案書の配布についてお願いしたいことがあり、連絡させていただきました。

通常総会に関して、４年生に、通常総会議案書に目を通していただきたいと思っております。そこで、卒業研究の授業の最初の５分程度、学生会の役員が訪問し、議案書を直接渡したいと考えています。今月２６日の１６時半までに卒業研究を行う研究室がありましたら、日時を場所を教えていただきたいです。
ご多忙のことと思いますが、ご検討よろしくお願いいたします。
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補足。
他の学年に関しては、各学部必修の授業があるのでその授業に出向いて、配布することになっています。しかし、４年生は必修の授業がなく、卒研のみなので、各研究室の授業時間をきいて訪問し、議案書をを配布することになっています。


よろしくおねがいします。

No.3 回答者： Dragoniez 回答日時： 2016/04/21 03:33

もう一個訂正。

if the class will be heldをif the class is heldに変えてください。

No.2 回答者： Dragoniez 回答日時： 2016/04/21 03:31

すみません、最後の部分は以下のように変えてください。

A reply at any of your convenience will be appreciated.

Sincerely,

Student Affairs Office
XXXX(your name)

ちなみに、読み漏らしていましたが学生会ならStudent Unionに変えてください。

No.1 回答者： Dragoniez 回答日時： 2016/04/21 03:17

件名 XXX(your name) from Student Affairs Office

Hello Professor XXX(the professor's name)

This is XXX(your name) from Student Affairs Office. Relating to the meeting on the 26th, we are going to distribute handouts that include the plans of discussion topics in the meeting. Moreover, we are going to have forth-year students look over them before the meeting, so we would like to visit your seminar class for about five minutes at the beginning of the Koma if we may, and distribute the handouts to students hand-to-hand. We will highly appreciate it if you inform us of the day when, and the place where the seminar will take place, if the class will be held by 4:30 pm, 26th April.

A reply at any of your convenience will be appreciated. Thank you in advance.

Student Affairs Office
XXXX(your name)

あなたの所属する部署名が分からないので学生課(Student Affairs Office)にしておきましたが、必要なら変えてください。XXXの部分は括弧の指示に従い名前を入れ、その後括弧は間違いなく削除すること。