見積書のみでの支払いについて

小さい半導体の会社の経理です。　先日、当社の部品を外部機関での
分析試験が必要になり見積もりを取りました。
約１０万円でそこでその金額で試験をしました。
試験後一週間位に振り込んでくださいとの事でしたので
振込をしました。
ひとつ心配なのは、よく会計監査や税務監査時に「この支払いの
請求書を見せて下さい」と言われます。今回の分析試験は
見積書しかありません。（見積書に振込先が書かれています）
支払いは必ず請求書や納品書が必要なのですか？
見積書のみで取引はいけないのでしょうか？

No.1 回答者： tappara 回答日時： 2007/09/04 12:46

見積もり権請求書である旨が説明できればいいと思いますよ。

通常見積書と確定契約金額には差があるものです。
見積もりをもとに正式な契約を行って金額についてもネゴしていったりします。１０万円であれば金額的に小さいから契約は無いなんてことになってるのかもですね。
内部統制的な面から見積もりだけで処理を行うのは危険な気もします。
当社担当者が見積もりで１０万円として、実は正式な契約書があってそこには８万円なんてなってたりしたとき内部チェックがきかないなんてことに。（見積もりは正契約より金額が高いことがほとんどですから）
通常相手先に頼んだら請求書もらえますからもらっとくに越したことはないと思いますよ。

うちでは内部統制ルール上請求書は必須です。

No.2 回答者： noname#70707 回答日時： 2007/09/04 19:00

＞支払いは必ず請求書や納品書が必要なのですか？

見積りのままに同時に口頭によって発注という事はままあることですが、この場合は貴方が心配されている納品書と請求書は必ず送付させましょう。

本件は恐らく発注書も無いままに請求がなされているようですが、仮に納品書も請求書も無い場合は注文書が経理上の証拠書類になるのではないでしょうか。
失礼かも知れませんがこうしたずさんとも言える経理では仮に別の社員がこうした経理の状況を知った場合、請求書が無いままの入金はその金銭を横領されても発見がされにくい事になりませんか？

給料をいただく以上、やはり横着をせずに仕事をしておかないといけませんね。

No.3 ベストアンサー 回答者： ok2007 回答日時： 2007/09/05 00:11

請求書や納品書が「必ず必要」かというと、そんなことはありません。

また、見積書のみでの取引が「いけないこと」かというと、そんなこともありません。ただ、いずれも、証憑や取引記録等がほとんど残らない点で、問題があるといえます。

請求書や納品書は、取引が実在したことを直接ないし間接に示す書類です。また、契約書（発注書や請書も含みます）は、契約のあったことを示す書類です。いずれも、いわば過去ログとして、また内部処理手続を一定水準に持ち上げるものとして、作成・保存したほうが良いものです。さらに、税務上の有力な証憑ともなります。

今回の件については、試験データが残っているのであれば、取引が実在したことはそのデータ書類で証明できるように思います。また、契約の存在は見積書で証明できそうです。したがって、これ以上の書類は不要ともいえます。
もっとも、税務調査などでたまたま今回の取引がヒットしたときは、契約書や請求書の無い取引が他にもありそうだということで、あれこれ探し回られるおそれがあります。このようなリスクはあります。

なお、お書きのようなケースは、外部機関を使うなど、一回きりのお付き合いの場合には、ありがちなものです。（見積書が出てきただけまだマシ、ともいえます。）これひとつだけでは、「ずさん」とまでは言いがたいようにも思います。