会社で必要なものを立て替え払いするのは何でダメ

Question

タイトルのとおりですが、何でダメなんでしょう。
会社で仕事に必要な物が急遽でてきて、会社に在庫もなく、請求しても間に合わないので、近くの店から物を自分の財布からお金を出して買ってきました。
経理に領収書を提出して、お金を請求したのですが、会社の規則で立て替え払いは認めていないので、ダメと言われました。しかも、いつも取引しているところより安く買ってきたのに、発注部署は決まりを守ってもらわないと困ると怒られました。
規則で決まっているのなら仕方がないですが、何でそのような規則があるのでしょうか。
担当者に聞いても規則だからの一点張りで、なぜそのような規則があるか明確な回答はありませんでした。

chie65535 · Accepted Answer

＞規則で決まっているのなら仕方がないですが、何でそのような規則があるのでしょうか。
　
架空領収書、不正取り引き、使い込み、横領の温床になるからです。
　
正規のルートで正規の取り引きで正規の会計処理しか許さないなら、架空領収書も不正取り引きも使い込みも横領も出来ません。
　
＞担当者に聞いても規則だからの一点張りで、なぜそのような規則があるか明確な回答はありませんでした。
　
担当者に「社員が不正を働くから」って言われたら、どういう気分になります？「私はそんな事しません！」って感じで、腹が立つでしょう？
　
本当の理由は口が裂けても言えません。仕方が無いので「ダメなモノはダメ」としか言いません。
　
それに、一度でも例外を許すと際限なく繰り返し、収集が付かなくなりますし。
　
＞しかも、いつも取引しているところより安く買ってきたのに
　
「安いから」のみの理由で簡単に仕入先を変えると、会社の信用問題になります。
　
「あの会社、値段が安いからってうちとの取り引き止めやがって。今までの付き合いを何だと思ってんだ。色々と無理を聞いてやったりしてたのに」って事に。
　
＞決まりを守ってもらわないと困ると怒られました。
　
信用問題になるので、発注部署は、勝手な事をされれば「うちの会社の信用を潰す気か？」と、貴方を叱責するのが当たり前です。
　
「無きゃ困るから買ってきた」だけでは、大人の仕事と言えません。小学生のやる事です。
　
行動の前に規則を検討し、自分の行動によって、どこにどんな影響があり、どんな波及効果があって、解決する問題と新たに発生する問題を比較検討し、メリットとデメリットを明らかにして、上司に相談してから行動しましょう。
　
もし、貴方が、買いに行く前に、上司に一言でも相談していれば「規則だからダメ」と制止させられていたでしょう。
　
仮に上司が許可していれば「上司が許可したんで、文句は上司に言って」で済むし、領収書を上司に渡し「経理から貰って来て下さい」で、自腹を切らずに済んだ筈。
　
ま、今回は「軽率に行動した自分が悪かった。高い授業料だが勉強になった」と思って、自腹を切っておくしかありません。
　
社会人である限りは「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」を欠かしてはいけません。ホウレンソウ無しに独断で行動した結果は、自分で責任を負いましょう。

kernel_kaz · Answer

一般的には社員の不正防止でしょうね

それよりも購入前に稟議も通してないの？
その方が不思議

toshipee · Answer

急遽必要かどうかは、会社が決めるもんじゃないかな？買う前に確かめることくらいは出来たと思うが。不正防止の観点からと、既成事実が出来たら何でも買える温床になるからね。後は、会社とのつながり優先かな。高くても、しがらみ故そこから買っているものも世の中あるからね。

yosifuji2002 · Answer

融通の利かない会社ですね。
業務上必要なもので、急いでいる場合にこのような行為があるのは実務上はありと思うのですが、貴社の場合は規則優先なのでしょうか。

会社によっては内部統制上の問題で、このような行為を認めないと言うことはありそうです。
でも立替がだめだから支払できないというのは本末転倒です。通常はこういう場合は上司の承認で認められるものではないでしょうか。
それで何かの不正でも心配するのならば、そちらから是正すべきで、ご質問のケースは普通に聞く限りは気の聞いた話です。

会社の目的ではできる限りローコストで簡単な手間で仕事ができればそれで良いのです。
そのためには例外は出るもので、そういうときに管理職が適当な判断をするものです。この例でももしそういう立て替え金についての習慣があるのならば、次回は気をつけるようにという注意で認めるのが管理職の仕事だと思います。

以前私がいた会社は文字通りの効率主義でしたが、こういう場合にとっさの機転が利かないものは無能ということで社長から叱責が出たと思います。

今後はたとえ仕事が遅れてもそういうことはしないというように考えを変えるしかないですね。 でも何か変ですね。

（ある上場企業で内部統制には少し興味をもっている者の意見です）

ojisan-man · Answer

あくまで想像ですが、

・不正を防止するため、支払いは経理部が直接おこなう、あるいはすべて振込扱いとする
・同様に経理部は「現金」での支払いを認めていない
・経費は毎期の予算で決められているので、突然の経費支払いを認めていない

等々が考えられます。

でも経理担当者も本当の理由は知らないんでしょう。

kouta77 · Answer

あなたのおつとめの会社の規則なので、ここで聞いても答えはないかと。
規則は規則で、なんでと思われても守る必要があります。

まあ、会社としても本当に必要なものであればよいですが、不要なものを買ってきて請求されたり
不正な領収書を出されたりされるのを防ぐためではないでしょうか。
そういう不正なのをいちいちチェックしてるのが業務上手間がかかるので、原則禁止としたのかと
推測はできます。

会社で必要なものを立て替え払いするのは何でダメ

＞規則で決まっているのなら仕方がないですが、何でそのような規則があるのでしょうか。

一般的には社員の不正防止でしょうね

急遽必要かどうかは、会社が決めるもんじゃないかな？買う前に確かめることくらいは出来たと思うが。

融通の利かない会社ですね。

あくまで想像ですが、

あなたのおつとめの会社の規則なので、ここで聞いても答えはないかと。

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