事務のミス

Question

始めての事務職に就いて三週間経ちましたが、ミスが多いと言われました。

新人であることを差し置いても多いようです。

やり方が分からないというのより単純なミスが多いです。

物覚えはいいと言われました。

もちろん、三回は必ず確認しています。

なのに何故間違えるか分かりません。


今までの仕事は職種は違いましたがこんなことありませんでした。


向いてないんでしょうか…………

やり方を間違えるならともかく、単純なミスを繰り返すのは、慣れる慣れない以前の問題だと思います。


どうしたらミスがなくなりますか？

marinke · Accepted Answer

冒頭始めての事務職と書いてありますがここで２つ間違えがあります。
１つ目。始めての・・・・ではなく初めてなのです。
２つ目。事務職ではなく・・・・事務又は事務員。
職とは担当の務め。また，その地位を示すのです。つまり技能を身につけた責任者
あなたの場合は，はじめて事務員になったのです。

三回も見直しているのに何故間違えているかわかりませんと云うが，単純ミスが多いのだと思います。私の会社にもいます。勘定科目の未払費用と未払金。解っていてもまちがえるのです。これは自分の先入観を一旦捨てるのです。

間違いは自分ではわからないのです。ですから例えば我社では担当がいて主任がいて課長がいるのです。それで指摘を受ける？これは正しく理解をせず成り行きで仕事をしているのです。

例えばこのような例がありました。１，００００，０００　←　これは？一千万です。しかし点の位置に気づいていないのです。
我社のセールスが得意先から手形を頂いて帰社しました。そのセールスも上司も気が付かず。経理課へ回付。また経理課の検印者上司２人も気が付かず。私が銀行へ預けようと確認したら上記のありさまなのです。Ａセールス・Ａの上司二人・経理課の検証・検印上司二人計５人も見ているのです。

上記のことから，仕事は慣れていても間違っちゃ意味がないのです。どうか上記を参考にしてください。あなたは必ずできる人です。

flower-0418 · Answer

事務の仕事をはじめて５年ほど経ちますが、同じことで悩んでおります（笑）わかっているのに間違えてしまうんですよね。

私がやっているのは、日誌というかメモのようなものをつけています。間違いを指摘されたこと、次やるときにはどこに注意をしたらいいのか書いておきます。たまに時間が空いた時に見返したりして、注意点を確認しておきます。何度もやっているとこの書類を作る時は、ここの箇所に注意しないと！と、自然にでてくるようになり、ミスが減りますよ。がんばってください！

sunsowl · Answer

逆に、何故ミスをなくせないのかの理由がよく分からないのですが…

例えば計算問題を解いたとして、最後に間違っていないか確認しますよね。
その最終チェックでミスが見つからない＝最初から間違った回答を記入している、ということでしかないのでは?

先のご回答にあった、桁の「,」の打ち間違いに近いエピソードですが、ある会社からの見積もりで「3,000円」と書かれるべき箇所に「3.000円」と記載があり、つまりは「3円」という表記になっていたのでびっくりしましたが、記入した本人はなんと「,」と「.」の違いを理解していなかったということです。

ミスの対処として「確認に時間をかける」「ダブルチェック」など、防ぐ方法はいくらでもあるのですが、まずはミスする原因になる事象を突き止めなければ対応のしようがありません。
また、当方のエピソードに心当たりがあるのであれば、原因は見落としではなく、知識や常識の欠落ということなのかもしれません。

doorakanai · Answer

事務員です。
本職が他にあるので望んでいたわけではありません。嫌々やってはいませんが。
学校では数学の成績が最低で、暗算が出来ません。電卓もロクに叩けません。
数字がとにかく駄目な自分が事務仕事に圧倒的に向いていないのは
やる前から分かり切っていたので、とにかく自分を疑ってかかっていました。

見積書や請求書は、最終の金額が表記されているところが大抵2ヶ所あります。
明細の最後の部分と、紙の上の方か下の方に。
この理由は、検算しやすい為とチェックしやすい為　だと勝手に思っています。
金額の表記は　\10,000,000-　金百万円也　ですが
両脇に数字以外のものが書かれているのは、後で数字を足したり改ざんされない為
と、これも勝手に予想しています(早い話が私はロクに知識もない)。

なぜそれが書いてあるのか理由を想像したら、それが必要なものだと思ったら
もしなかったり変だったら、そこに注視します。芋づる式にチェックします。
そんなチェックをしていたら、ミスを自分で見つけます。
こういうのがなければ何度チェックしても同じです。

文字や数字の些細な書き間違いが多いのだろうと思います。
見るところがはっきりしていないと、何も見ていないのと同じだからです。

物覚えは良い　との事、もっと突っ込んで
何がどんな理由でそこに表記されているのか考えましょう。
どんなミスをしたかも暗記すると、同じミスはしないでしょう。

olololol · Answer

事務には向いていないと思います。確実に。
事務はやめ、他の仕事をなさった方がいいです。
私も、あなたにそっくりです。どんなに確認してもミスがありました。何をどう頑張ってもミスがありました。確認不足だろうとずっと言われましたが、いえいえ人の倍確認してもミスが見つかるのです。
ところが、他の仕事をしたら、人からほめられたり、すごく頑張っているねって言われたり、他にも事務では言われたことないうれしい言葉を色々言われるようになりました。他の仕事は、色々頑張ったら成果が出ます。世界が違って見えました。
なので、事務は向いていないとしか言えません。

botamoti2525 · Answer

文章読む限りじゃ、向いていないんじゃないでしょうかとしか、言えませんね

Ice-Trucker · Answer

新人だろうとベテランだろうと、「ミスを完全になくす」のは相当に難しい。

「ミスを減らす」のではできるけど。

どちらかというと、大きなミスを避ければ、小さいミスはOKみたいな感じです。

管理職としての意見でした。

key00001 · Answer

ミスは・・・無くならないんですよ。
もしミスが無くせるなら、交通事故などでも、激減させられます。

従い、余り「ミスを無くそう！」と考え過ぎないことです。
すなわち「ミスは発生する！」と言う前提で、ミスが起きた場合のフォローなどを考えるのも、解決の糸口になる場合もありますよ。

とは言え、単純ミス（≒ケアレスミス？）は、集中力とか慣れの問題です。
慣れの部分は、経験の影響が大きいので、これも新人にはどうしようも無いですが、集中力の方は、新人もベテランも無関係です。

集中するには、「仕事」と「作業」を分けることですよ。
「仕事」は考えながらやるものですが、「作業」は余り考えてはいけません。
「どうすればミスが無くなるか？」を考えるのが仕事とすれば、作業中にはソレを考えちゃダメ。

しかし質問者さんは、作業中に「どうすれば・・？」「またミスしたらどうしよう？」なんて考えてませんか？
ソレがミスの原因です。

作業中にそんな考え事をするから、集中力が低下し、ミスに繋がるんです。
考え事は、作業段階に入る前に、全て考え終えて下さい。

考えて、「今回はこうやってみよう！」などと決めたら、それだけ考える。
作業中に考えるのは、せいぜい「次の作業」のことくらいです。

恐らく質問者さんは、「物覚えはいいと言われました。」「今までの仕事は職種は違いましたがこんなことありませんでした。」などからも、仕事が出来ないタイプじゃありません。
むしろ出来るタイプでしょう。

ただ「集中力が無い（≒気が多い）」のではないか？と思われます。
言わば器用貧乏みたいな話しで、単純作業などは、余り向いていないのかも知れませんね。

しかし、仕事が出来るタイプが、単純作業が出来ないハズもないのですよ。
「方程式は簡単に解けるけど、足し算・引き算をひたすらやるのはキライ・苦手」みたいな話しに過ぎず、足し算・引き算が出来ないワケではありません。

慎重・丁寧を心掛けず、他のコトを考えたら、そりゃ何問かはケアレスミスも出てきますよ。

それと「確認」「見直し」には、余り頼らないコトです。
同じ人間が見直ししても、なかなかい気付かないモノですから。

「一発勝負」の気持ちで、集中して下さい。
その作業中は、「自分が息をしてたかどうか覚えてない」くらい集中出来れば、まずは合格です。
そういう感覚を覚えたら、ビックリするくらいミスは減るし、作業効率も高い（仕事も早い）ですよ。

yuyuyunn · Answer

こんにちは

落ち着いてやれば大丈夫ですよ

tomoakiaida · Answer

50才だけどたまにミスるよ。笑

事務のミス

冒頭始めての事務職と書いてありますがここで２つ間違えがあります。

事務の仕事をはじめて５年ほど経ちますが、同じことで悩んでおります（笑）わかっているのに間違えてしまうんですよね。

逆に、何故ミスをなくせないのかの理由がよく分からないのですが…

事務員です。

事務には向いていないと思います。

文章読む限りじゃ、向いていないんじゃないでしょうかとしか、言えませんね

新人だろうとベテランだろうと、「ミスを完全になくす」のは相当に難しい。

ミスは・・・無くならないんですよ。

こんにちは

50才だけどたまにミスるよ。

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